Bei der Eventplanung einen Schritt weiter gehen

Checkliste zur Veranstaltungsplanung

Wir berücksichtigen jedes Detail, damit Sie sich auf die Ausrichtung einer überzeugenden Veranstaltung konzentrieren können – ob es sich um eine Vorstandssitzung, ein Familientreffen oder Ihre Traumhochzeit handelt.   
 

Vorausplanung 

• Bestimmen Sie die Größe und den Zweck der Veranstaltung. 

• Legen Sie ein Datum oder einen Datumsbereich fest.

• Beschreiben Sie Ihre Veranstaltung und nennen Sie Details zu erwarteter Teilnehmerzahl, Sitzordnung, audiovisuellen und produktionstechnischen Anforderungen und zum Bedarf an Speisen und Getränken.

• Berücksichtigen Sie Transport, Unterhaltung, Vortragende, Aktivitäten und etwaige besondere Bedürfnisse.

• Arbeiten Sie einen Zeitplan für die Buchung von Veranstaltungsorten und Unterkünften, Einladungen, Werbeaktionen und Veranstaltungsmaterialien aus. 

• Planen Sie ggf. die Ausgaben für Sponsoren und Teilnehmer ein.  
   

Budgetplanung

• Erstellen Sie eine Ausgabenbilanz. 

• Planen Sie einen Notfallfonds für unerwartete Ausgaben ein.

• Richten Sie ein Treuhandkonto für aufgelaufene Programmausgaben ein.

• Halten Sie gegebenenfalls Rücksprache mit der Buchhaltungsabteilung Ihres Unternehmens.
   

Auswahl von Reiseziel und Hotel

• Wählen Sie ein für die Teilnehmenden günstig gelegenes Reiseziel aus. Berücksichtigen Sie Faktoren wie Wetter, Sicherheit, Aufwand und Transport. 

• Achten Sie auf die Hotelauslastung, die Zimmerpreise und auf aktuelle Änderungen von Angebot und Nachfrage, die sich auf Ihre Ausgaben auswirken. 

• Halten Sie sich an das Reiseprogramm Ihrer Organisation sowie gegebenenfalls an bevorzugte Hotels und Fluggesellschaften.

• Finden Sie den richtigen Hoteltyp, der am besten zu Ihrer Veranstaltung passt.

• Bestimmen Sie die Art und Anzahl der benötigten Gästezimmer sowie die Anzahl und Größe der benötigten Tagungsräume.

• Wählen Sie ein Hotel mit Einrichtungen, die Ihren Bedürfnissen entsprechen. 

• Erwägen Sie Hotelservices, die besonderen Gästen den Aufenthalt noch verschönern.

• Besuchen Sie einen Standort möglichst persönlich, um sich einen Eindruck vom Serviceangebot zu machen.
   

Buchen Sie Ihr nächstes Meeting oder Event
 

Senden Sie uns eine Angebotsanfrage 

Eine Angebotsanfrage (RFP) zeigt dem Hotel die Informationen zu Ihrer Gruppe oder Veranstaltung. Führen Sie alle Anforderungen an den Standort auf, einschließlich: 

• Bevorzugte und optionale Termine

• Anzahl und Art der Gästezimmer

• Anzahl, Größe und Nutzung der Tagungsräume

• Akzeptable Preisspanne

• Termine und Arten von Mahlzeiten und Pausen

• Ausstellungen und sonstige besonderen Veranstaltungen oder Aktivitäten
   

Eine kleine Besprechung oder Veranstaltung buchen

Buchen Sie mit einem Klick: Planen Sie Ihre nächste kleine Besprechung, Veranstaltung oder Gruppe und buchen Sie direkt über unsere Online-Sofortbuchungsfunktion. Reservieren Sie Veranstaltungsorte für bis zu 50 Teilnehmende bzw. buchen Sie Zimmerblöcke mit 10–25 Zimmern in teilnehmenden Hotels.
 

Sammeln Sie Marriott Bonvoy Punkte

Als Marriott Bonvoy Mitglied können Sie bis zu 60.000 Punkte für qualifizierende Gästezimmer, Speisen und Getränke sowie Audio-/Videokosten sammeln. Für 20 gebuchte Zimmernächte erhalten Sie jeweils 1 Elite Statusnacht – es sind bis zu 20 Elite Statusnächte pro Veranstaltung möglich. Um abzuschätzen, wie viele Punkte Sie sammeln können, nutzen Sie unseren Punkterechner ↗ (auf Englisch).