Erfolgreiche kleine Meetings

So wird Ihr nächstes kleines Meeting ein voller Erfolg

Auch kleine Veranstaltungen für unter 50 Personen verlangen nach sorgfältiger Planung. Hier erfahren Sie, worauf Sie achten sollten.

Kleine Treffen können eine große Wirkung haben. Auch wenn die Organisation eines Meetings für kleine Gruppen mit unter 50 Teilnehmenden nicht so aufwändig ist wie die Planung einer Konferenz für 2.000 Delegierte, erfordert sie dennoch Aufmerksamkeit.

Wir wissen, dass kleine Meetings besondere Ansprüche haben, und unsere Veranstaltungskoordinatoren vor Ort arbeiten mit Ihnen gemeinsam daran, den richtigen Ansatz für Ihr Meeting zu finden, unabhängig von der Größe. Ganz gleich, ob Sie eine Firmenschulung, ein Führungskräftetreffen, eine Vorstandssitzung oder ein gemütliches Unterhaltungsevent planen – hier erfahren Sie, worauf Sie achten sollten, wenn Sie für die Organisation eines unvergesslichen, vertraulichen Meetings mit uns zusammenarbeiten.

• Art des Meetings: Benötigen Sie einen Raum, der für Vorträge ausgelegt ist, wie für eine Schulung? Oder sollte der Raum eher auf Diskussionensrunden ausgerichtet sein, wie es bei einem Führungskräftetreffen der Fall sein könnte? Schon die Art des Meetings kann Ihnen bei der Wahl des richtigen Raums und der besten Bestuhlungsweise helfen. Für eine vertrauliche Besprechung kann beispielsweise eine Hufeisenbestuhlung erforderlich sein, für Brainstorming-Sessions ist eine Kabarett-Bestuhlung vielleicht besser geeignet.
• Termine: Findet Ihr Meeting regelmäßig statt, etwa eine jährliche Vorstandssitzung? Ist Ihr Termin flexibel? Kleine Meetings mit internen Stakeholdern (z. B. ein Führungskräfteforum) lassen sich möglicherweise flexibler gestalten als Meetings mit Künstlern oder Vortragenden, die nur zu bestimmten Terminen verfügbar sind.

Sie kennen Ihre Termine schon? Buchen Sie Ihr kleines Meeting jetzt sofort mit unserer Online-Sofortbuchungsfunktion.
 

• Zimmerkontingent: Wenn Teilnehmende von außerhalb anreisen, koordinieren Sie mit Ihrem Veranstaltungsort gemeinsam eine Reservierung einer angemessenen Anzahl von Zimmern. 
• Registrierungsunterlagen: Egal, ob Sie sich über eine Website, eine Software für Veranstaltungsregistrierung oder eine einfache E-Mail-Bestätigung anmelden, stellen Sie den Teilnehmenden ein umfassendes Informationspaket zur Verfügung, das alles enthält, was sie über das Meeting wissen müssen. Dazu gehören Adressen, Informationen zu Transportmitteln, Parkmöglichkeiten, Programm, Verpflegung sowie Kontaktinformationen. Fragen Sie die Teilnehmenden bei der Registrierung nach eventuellen körperlichen Einschränkungen und teilen Sie dies Ihrem Veranstaltungsort mit.
• Audiovisuelle Anforderungen: Seien Sie sich im Klaren darüber, was Sie umsetzen möchten. Brauchen Sie Bildschirme? Soll es Musik geben? Wenn Sie diese Dinge bei der Besprechung mit Ihrem Veranstaltungsort bereits wissen, ↗ (auf Englisch) kann Ihr Team die richtige Ausstattung für Sie finden.
• Bedarf an Speisen und Getränken: Unsere Teams arbeiten mit Ihnen zusammen, um das passende Catering für Ihr Meeting zu erstellen. Sie können den Prozess auch mit Event eMenus, einer One-Stop-Shop-Plattform, vereinfachen.
• Beschilderung und Namensschilder: Möglicherweise kann Ihr Veranstaltungsort die Beschilderung organisieren, damit Gäste sich gut zurechtfinden. Namensschilder können bei kleinen Meetings als Gesprächsanlass dienen: Bitten Sie die Teilnehmenden, ihre Heimatstadt, ein wichtiges Datum oder den Grund ihres Besuchs in einem Wort auf ihr Schild zu schreiben. 
• Kommunikation mit allen Beteiligten: Ein Zuviel an Kommunikation mit allen Personen, die bei einem Meeting jeglicher Größe eine besondere Rolle spielen (Redner, Moderatoren, Caterer usw.) gibt es nicht. Bei kleinen Meetings spielt jeder eine besondere Rolle. Machen Sie jederzeit deutlich, was von jedem erwartet wird, selbst wenn das für die Teilnehmenden nur bedeutet, eine Agenda in mehreren Formaten zur Verfügung zu stellen. 
• Durchführung der Veranstaltung: Arbeiten Sie mit Ihrem Veranstaltungskoordinator vor Ort zusammen, um sicherzustellen, dass alle benötigten Geräte zur Verfügung stehen: Rednerpult, Whiteboards, ausreichend Sitzgelegenheiten und mehr. Wenn Sie besondere Gegenstände für die Dekoration anmieten möchten, informieren Sie Ihren Veranstaltungskoordinator vor Ort, dass Sie diese selbst mitbringen werden. Kommen Sie früh genug zum Veranstaltungsort, um die letzten Details mit dem Technik-Team oder Caterern abstimmen, mit den Empfangspersonen oder freiwilligen Helfenden über ihre Aufgaben zu sprechen, die Aufstellung der Beschilderung zu überprüfen und alle Werbeartikel oder Werbegeschenke so platzieren zu können, dass die Teilnehmer einen perfekten Raum vorfinden. 
• VIP-Service: Unsere Hotels bieten ausgewählten VIPs einen besonderen Service im Concierge-Stil, der beispielsweise bei Treffen der Geschäftsleitung nützlich sein kann.

Kleinere "Alltagsveranstaltungen" ↗ (auf Englisch) werden immer mehr zum festen Bestandteil des Toolkits von Organisationen. Richten Sie Ihre kleinen Meetings mit Marriott Bonvoy aus und werden Sie Teil eines wachsenden Trends. Gruppentreffen sind schließlich dafür da, Kontakte zu knüpfen – und manchmal ist ein vertrauliches Ambiente dazu einfach besser geeignet als ein riesengroßes Aufgebot.