Pour une organisation d’événements encore plus réussie

Aide-mémoire pour l’organisation d’événements

Qu’il s’agisse d’une réunion du conseil d’administration, d’une réunion de famille ou du mariage de vos rêves, nous prenons en compte chaque détail afin que vous puissiez vous concentrer sur l’organisation d’un événement magnifique .
 

Organisation préalable 

• Déterminez la taille et l’objectif de votre événement. 

• Choisissez une date ou une plage de dates.

• Décrivez votre événement, notamment la participation prévue, la disposition des sièges, les exigences en matière d’audiovisuel et de production, ainsi que les besoins en termes de nourriture et de boissons.

• Pensez au transport, aux divertissements, aux conférenciers, aux activités et à tout besoin particulier.

• Préparez un calendrier pour la réservation des lieux et de l’hébergement, les invitations, les supports de communication pour la promotion de votre événement et le jour J. 

• Prévoyez un budget pour les dépenses des sponsors, si nécessaire, et calculez les dépenses des participants.
   

Budget

• Créez un bilan des dépenses. 

• Constituez un fonds de prévoyance pour les dépenses imprévues.

• Établissez un compte de dépôt pour les dépenses liées au programme.

• Consultez le service comptabilité de votre entreprise, si nécessaire.
   

Choix d’une destination et d’un hôtel

• Optez pour une destination qui convient aux participants. Tenez compte de facteurs tels que les conditions météorologiques, la sécurité, le personnel et les moyens de transport. 

• Ayez à l'esprit les taux d’occupation des hôtels, des tarifs des chambres et des changements récents de l’offre ou de la demande qui auront une incidence sur vos dépenses. 

• Respectez le programme de voyage de votre organisation et vos hôtels et compagnies aériennes privilégiés.

• Trouvez le type d’hôtel le plus approprié à votre événement.

• Déterminez le type et le nombre de chambres nécessaires, ainsi que le nombre et la taille des salles de réunion requises.

• Choisissez un hôtel avec des infrastructures, équipements et services adaptés à vos besoins. 

• Pensez aux services hôteliers qui amélioreront le séjour des invités spéciaux.

• Si possible, visitez les lieux en personne et faites-vous une idée des services.
   

Organiser votre prochain événement ou réunion n'a jamais été aussi simple
 

Envoyer une demande de proposition 

La création d’une demande de proposition permet à un établissement de disposer des informations concernant votre groupe ou votre événement. Documentez toutes vos exigences concernant le site, notamment : 

• Dates souhaitées et optionnelles

• Nombre et type de chambres

• Nombre, taille et utilisation prévue des salles de réunion

• Fourchette de tarifs correspondant au budget

• Dates/horaires et types de pauses et repas

• Expositions et tout autre événement ou activité spéciaux
   

Organiser une réunion ou un événement

Réservez en un clic : organisez votre prochaine petite réunion ou événement et réservez dès maintenant grâce à notre option de réservation instantanée en ligne. Réservez des salles pouvant accueillir jusqu’à 50 participants et/ou réservez des blocs de 10 à 25 chambres dans les hôtels participants.
 

Gagnez des points Marriott Bonvoy

En tant que membre Marriott Bonvoy, vous pouvez gagner jusqu’à 60 000 points sur les frais de chambre, de restauration, de boissons et d’audiovisuel éligibles, ainsi qu'un crédit de nuit Elite pour chaque tranche de 20 nuits réservées, soit jusqu’à 20 crédits de nuit Elite par événement. Consultez notre calculateur de points pratique pour estimer le nombre de points que vous pouvez gagner.