Piccole riunioni di successo

Fate della vostra riunione di piccole dimensioni un grande successo

Un evento per meno di 50 persone richiede comunque un'attenta pianificazione. Ecco gli aspetti su cui concentrare l'attenzione.

Le piccole riunioni possono avere un grande impatto. Quindi, anche se ospitare una riunione per piccoli gruppi (meno di 50 partecipanti) potrebbe non essere così impegnativo come pianificare una conferenza per 2.000 persone, richiede comunque attenzione.

Comprendiamo che le piccole riunioni hanno esigenze specifiche e i nostri coordinatori lavoreranno con voi per determinare l'approccio migliore per la la vostra riunione, indipendentemente dalle dimensioni. Che si tratti di pianificare una formazione aziendale, un vertice sulla leadership esecutiva, una riunione del consiglio di amministrazione o una sessione di intrattenimento intima, questi sono gli aspetti da considerare quando collaborate con noi per creare un incontro memorabile.

• Tipo di riunione: avete bisogno di uno spazio strutturato per le lezioni, come per un corso di formazione? O preferite uno spazio più orientato alla discussione, come quello che potreste trovare in un vertice esecutivo? Il tipo di riunione vi guiderà nella scelta della sala più giusta e della configurazione di arredamento che meglio si adatta alle vostre esigenze. Una discussione intima potrebbe richiedere una configurazione a ferro di cavallo; per le sessioni di brainstorming, potreste preferire i posti a sedere del cabaret.
• Date: la vostra riunione si ripete regolarmente, come nel caso di una riunione annuale del consiglio di amministrazione? Le date sono flessibili? Le riunioni più piccole che coinvolgono gli stakeholder interni (come un forum di leadership) possono avere una maggiore flessibilità rispetto a quelle che coinvolgono artisti o relatori con disponibilità limitata.

Sapete quello che volete? Prenotate subito la vostra piccola riunione con la nostra funzionalità di prenotazione immediata online.
 

• Blocco alloggi: se i partecipanti arrivano da fuori città, coordinatevi con la vostra sede per garantire la disponibilità di un numero adeguato di stanze. 
• Materiale per la registrazione: che si tratti di una registrazione a un sito web, di un software di registrazione a un evento o di una semplice e-mail di conferma, fornite ai partecipanti un pacchetto informativo all-in-one con tutto ciò che dovranno sapere per la riunione. Includete indirizzi, informazioni sui trasporti, parcheggi, programmazione, informazioni su cibo e bevande e informazioni di contatto. Durante la registrazione, chiedete ai partecipanti di specificare le loro esigenze di alloggio in termini di accessibilità fisica e comunicatele alla vostra sede.
• Requisiti audiovisivi: stabilite ciò che volete realizzare. Avrete bisogno di schermi? Ci sarà musica? Conoscere queste informazioni e discuterle con la vostra sede può aiutare il vostro team a individuare la configurazione più adatta alle vostre esigenze.
• Esigenze di cibo e bevande: i nostri team lavoreranno con voi per trovare il catering giusto per la vostra riunione. Potete anche semplificare il processo con Event eMenus, una piattaforma one-stop.
• Segnaletica e targhette del nome: la vostra sede  potrebbe essere in grado di gestire la segnaletica per indirizzare le persone verso la destinazione corretta. Le piccole riunioni sono predisposte per avere targhette con il nome che possono stimolare conversazioni interessanti: chiedete ai partecipanti di scrivere la loro città natale, una data importante o una parola che rappresenta il motivo della loro presenza. 
• Comunicazione con tutte le parti interessate: Non si comunica mai abbastanza con coloro che svolgono un ruolo importante in una riunione di qualsiasi dimensione (relatori, facilitatori, ristoratori, ecc.). Nelle piccole riunioni, ognuno svolge un ruolo specifico. Assicuratevi di essere chiari su ogni dettaglio delle aspettative, anche se si tratta semplicemente di fornire un'agenda in vari formati ai partecipanti.
• Messa in scena dell'evento: Collaborate con il coordinatore della sede per assicurarvi che tutte le attrezzature di cui avete bisogno siano disponibili: leggio, lavagne, ampi posti a sedere e altro ancora. Se volete noleggiare altri articoli decorativi per arricchire l'ambiente dell'evento, comunicatelo al coordinatore in anticipo, in modo che possano essere preparati ad accogliere questi elementi aggiuntivi. Arrivate sul luogo dell'evento in anticipo in modo da avere il tempo di coordinare gli ultimi dettagli con il team responsabile dell'audio e del video o con i fornitori di cibo e bevande, discutere con il personale di accoglienza o i volontari sui loro compiti, verificare la disposizione della segnaletica e posizionare eventuali articoli promozionali o gadget in modo che l'ambiente sia perfetto per l'arrivo dei partecipanti. 
• Servizio VIP: i nostri hotel offrono un servizio concierge su misura per i VIP designati, particolarmente vantaggioso durante i vertici esecutivi.

Collaborando con Marriott Bonvoy per organizzare una piccola riunione, vi unite alla crescente pratica dei piccoli "eventi quotidiani", che diventano sempre più essenziali nelle operazioni aziendali. Dopotutto, le riunioni di gruppo riguardano la connessione, e a volte il modo migliore per farlo non è attraverso l'ampiezza, ma attraverso l'intimità.