성공적인 소규모 미팅

다음 소규모 미팅을 성공적으로 열어보세요

50명이 넘지 않는 이벤트더라도 세심한 계획이 필요합니다. 다음은 소규모 미팅 계획 시 고려해야 할 사항들입니다.

미팅의 규모가 작아도 강렬한 인상을 남길 수 있습니다. 물론 50명 미만 규모의 미팅은 2,000명 규모의 컨퍼런스를 계획하는 것만큼 복잡하지는 않지만, 그래도 신경을 써야 합니다.

메리어트 본보이는 소규모 미팅만의 고유한 니즈가 있다는 것을 잘 알고 있습니다. 그렇기 때문에 미팅 규모와 관계없이 메리어트 본보이 행사장 코디네이터와 상의하여 미팅에 적합한 접근 방식을 결정하실 수 있습니다. 기업 교육, 임원 리더십 서밋, 이사회 회의, 아늑한 엔터테인먼트 세션 등, 기억에 남는 오붓한 미팅을 만들기 위해 메리어트 본보이와 상의하실 때 다음을 고려하시는 게 좋습니다.

• 미팅 유형: 교육과 같이 강의용으로 지은 공간이 필요하신가요? 아니면 임원 서밋에서 볼 법한, 논의에 적합한 공간을 원하시나요? 미팅 유형을 미리 생각
  해 두면 적합한 미팅룸과 니즈에 최적화된 가구 세팅을 결정하기가 쉬워집니다. 친밀한 분위기에서 논의를 해야 한다면 U자형 좌석 세팅이, 브레인스토밍 세션을 개최한다면 카바레 좌석 세팅이 적합할 수 있습니다.
• 날짜: 연례 이사회 회의처럼 정례적인 미팅인가요? 날짜 조정이 가능하신가요? 내부 이해관계자가 참여하는 소규모 미팅(예: 리더십 포럼)이라면, 스케줄을 맞추기 어려운 공연자나 연사가 참여하는 미팅보다는 날짜를 유연하게 맞출 수 있습니다.

미팅 날짜를 언제로 할지 마음을 정하셨나요? 온라인 즉시 예약 기능으로 소규모 미팅을 바로 예약하세요.
 

• 객실 사전 지정(룸블록): 참석자가 타지에서 오시는 경우, 행사장에 문의하여 적절한 객실 수를 미리 예약해 두세요. 
• 미팅·이벤트 등록 시 제공하는 자료: 웹사이트 등록, 이벤트 등록 소프트웨어, 간단한 확인 이메일 등 어떤 경로가 됐든, 미팅에 관해 알아야 할 사항을 담은 올인원 정보 패키지를 참석자들에게 제공하세요. 패키지 내용에는 행사장 주소, 교통 정보, 주차, 프로그램, 식음 메뉴, 연락처 정보가 포함돼야 합니다. 참석자가 미팅·이벤트 등록 시 장애인 편의시설이 필요한지 물어보고, 필요하다면 이 부분을 행사장 측과 미리 상의하세요.
• 필요한 시청각 장비: 미팅·이벤트가 어떤 식으로 진행되었으면 하는지를 먼저 파악하세요. 스크린이 필요하신가요? 음악을 틀 건가요? 시청각적 니즈가 파악된 상태에서 행사장 측과 상의하시면(영어)↗ 적절한 장비를 세팅하는 데 도움이 됩니다.
• 식음료 관련 요구 사항: 메리어트 본보이 이벤트팀과 상의하시고 미팅에 적합한 케이터링 서비스를 결정하실 수 있습니다. 또한, 원스톱 플랫폼 '이벤트 e메뉴(Event eMenus)'를 사용하여 프로세스를 간소화할 수 있습니다.
• 표지판(사이니지) 및 이름표: 참석자들에게 미팅·이벤트룸 위치를 안내하는 표지판은 행사장 측에서 설치해 드릴 수 있습니다. 소규모 미팅의 경우, 이름표를 준비해 두면 대화의 물꼬를 틀 수 있습니다. 참석자들에게 자신의 고향이나 중요 날짜를 쓰게 하거나, 이벤트에 왜 왔는지를 한 단어로 써 보게 하세요. 
• 모든 이해관계자와의 소통: 미팅의 규모 여부를 떠나, 미팅에서 특별한 역할을 담당하는 사람들(연사, 진행촉진자, 케이터링 업체 등)에게 지나치게 많은 사항을 전달하면 안 됩니다. 소규모 미팅에서는 모두가 특별한 역할을 합니다. 참석자들이 다양한 형식으로 의제를 논의해야 하는 상황이더라도, 모두가 무엇을 해야 하는지를 빈틈없이 명확하게 전달하세요. 
• 이벤트 준비: 행사장 코디네이터와 협력하여 필요한 모든 장비가 준비되어 있는지 확인하세요(강단, 화이트보드, 충분한 좌석 등). 미팅·이벤트 장식에 추가할 특별 소품을 대여해 오고 싶다면, 소품을 직접 챙겨 올 거라고 코디네이터에게 미리 알려 주세요. 행사장에 미리 도착하여 시청각 기술 담당자나 케이터링 업체와 최종적으로 디테일을 조율하고, 안내원이나 자원봉사자와 업무 관련 얘기를 나누며, 표지판 배치를 확인한 다음, 홍보 물품을 배치하세요. 만반의 준비가 된 공간에서 참석자들을 맞이하실 수 있습니다. 
• VIP 서비스: 지정된 VIP가 있는 경우, 메리어트 본보이 호텔에서는 VIP에게 걸맞은 컨시어지 스타일 서비스를 제공해 드릴 수 있습니다. 이 서비스는 임원 서밋 시에 유용합니다.

일상적으로 여는 소규모 미팅·이벤트(영어)↗가 조직 툴킷의 일부로 자리 잡고 그 위력을 발휘하는 요즘, 메리어트 본보이와 함께 소규모 미팅·이벤트를 개최하면 대세 트렌드에 합류하는 거라 볼 수 있습니다. 여럿이 모이는 미팅·이벤트에서 결국 중요한 것은 연결이며, 때로는 규모의 미팅보다는 친밀한 미팅이 사람과 사람을 연결하는 최고의 방법이 될 수 있습니다.