Pequenas reuniões de sucesso

Torne sua próxima reunião de pequeno porte um sucesso

Um evento para menos de 50 pessoas ainda requer um planejamento cuidadoso. Veja o que procurar.

Pequenas reuniões podem ter um grande impacto. Portanto, embora organizar uma reunião para pequenos grupos – menos de 50 participantes – possa não ser tão complicado quanto planejar uma conferência para 2.000 pessoas, ainda assim requer atenção.

Entendemos que reuniões pequenas têm necessidades exclusivas, e nossos coordenadores de locais trabalharão com você para determinar a abordagem certa para sua reunião, independentemente do tamanho. Se você estiver planejando um treinamento corporativo, uma reunião de cúpula de liderança executiva, uma reunião de diretoria ou uma sessão de entretenimento acolhedora, veja o que deve ser considerado ao fazer uma parceria conosco para criar uma reunião íntima e memorável.

• Tipo de reunião: você precisará de um espaço estruturado para palestras, como em um treinamento? Ou o espaço deve ser mais voltado para a discussão, como em uma reunião de cúpula de executivos? O tipo de reunião pode orientá-lo sobre a sala certa e a melhor configuração de móveis para você. Uma discussão intimista pode exigir uma configuração em U; sessões de brainstorming podem ser bem acomodadas com assentos de cabaré.
• Datas: sua reunião é recorrente, como uma reunião anual de diretoria? Sua data é flexível? Pequenas reuniões com partes interessadas internas (por exemplo, um fórum de liderança) podem ter mais flexibilidade do que reuniões envolvendo artistas ou palestrantes com disponibilidade limitada.

Já sabe quais datas você deseja? Reserve sua pequena reunião instantaneamente com nossa funcionalidade de reserva instantânea on-line.
 

• Bloco de acomodações: se os participantes vierem de fora da cidade, trabalhe com a equipe do local do evento para reservar um número adequado de quartos. 
• Materiais de inscrição: seja por meio de um site de inscrição, um software de inscrição em eventos ou uma simples confirmação por e-mail, forneça aos participantes um pacote completo de informações com tudo o que eles precisam saber para a reunião. Inclua endereços, informações sobre transporte, estacionamento, programação, informações sobre alimentos e bebidas e informações de contato. Pergunte aos participantes, durante a inscrição, sobre as acomodações de que precisarão em relação à capacidade física e comunique isso ao local do evento.
• Necessidades audiovisuais: entenda o que você quer que aconteça. Você precisará de telas? Haverá música? Ter essas informações ao entrar em contato com o local do evento pode ajudar sua equipe a determinar a configuração certa para você.
• Necessidades de alimentos e bebidas: nossas equipes trabalharão com você para encontrar o serviço de buffet ideal para sua reunião. Você também pode agilizar o processo com os menus eletrônicos do evento, uma plataforma completa.
• Sinalização e crachás: o local do evento pode coordenar a sinalização para ajudar as pessoas a chegarem ao lugar certo. Pequenas reuniões são ideais para que os crachás sirvam como iniciadores de conversas: peça aos participantes para escreverem sua cidade natal, uma data importante ou uma descrição em uma palavra sobre o motivo de estarem ali. 
• Comunicação com todas as partes interessadas: você não pode se comunicar demais com alguém que desempenhe um papel especial em uma reunião de qualquer tamanho (palestrante, facilitador, fornecedor, etc.). Em reuniões pequenas, todos desempenham um papel especial. Seja claro em todos os pontos sobre o que se espera que todos façam, mesmo que para os participantes isso signifique apenas ter uma agenda disponível em vários formatos. 
• Preparação do evento: trabalhe com o coordenador do local para garantir que todos os equipamentos de que você precisa estarão disponíveis: púlpito, quadros brancos, assentos amplos e muito mais. Se quiser alugar peças especiais para adicionar à decoração, informe ao coordenador do local que você levará suas próprias peças. Chegue ao local do evento com bastante antecedência para poder coordenar os detalhes de última hora com os membros da equipe de áudio e vídeo ou com os fornecedores de refeições, converse com os recepcionistas ou voluntários sobre suas funções, verifique a colocação da sinalização e disponha todos os itens promocionais ou brindes para que os participantes entrem em um espaço perfeito. 
• Serviço VIP: nossos hotéis podem oferecer um nível específico de serviço no estilo concierge para VIPs designados, o que pode ser útil para reuniões de cúpula de executivos.

Com o poder dos “eventos cotidianos” menores que estão se tornando cada vez mais presentes nos kits de ferramentas das organizações, você faz parte de uma tendência crescente ao trabalhar com o Marriott Bonvoy para organizar uma pequena reunião. Afinal, as reuniões em grupo têm a ver com conexão e, às vezes, a melhor maneira de estabelecer conexões não é por meio da amplitude, mas da intimidade.