Réunions en petit comité réussies

Organisez avec succès votre prochaine réunion en petit comité

Un évènement réunissant moins de 50 personnes nécessite toujours une planification minutieuse. Voici les éléments à prendre en compte avant de vous lancer.

Les réunions en petit comité peuvent avoir un impact important. Même si l'organisation d'une réunion pour moins de 50 personnes n'est pas aussi complexe que celle d'une conférence pour 2 000 personnes, elle ne doit pas être négligée pour autant.

Nous savons que chaque réunion a ses propres besoins. C'est pourquoi nos coordinateurs d'évènements travaillent avec vous pour déterminer l'approche la plus adaptée à votre réunion, quelle que soit son ampleur. Que vous planifiiez une formation professionnelle, un sommet de dirigeants, une réunion de conseil d'administration ou un évènement convivial, voici les différents éléments à prendre en compte pour organiser avec nous une réunion inoubliable.

• Type de réunion : avez-vous besoin d'un espace structuré de type salle de conférence, comme dans le cadre d'une formation ? Ou préférez-vous un espace plus propice à la discussion, comme lors d'un sommet de dirigeants ? Le type de réunion peut vous aider à déterminer la salle et la configuration du mobilier qui vous conviennent le mieux. Par exemple, une discussion en petit comité peut exiger une configuration en U, tandis qu'une séance de brainstorming se prête mieux à une configuration cabaret.
• Dates : votre réunion est-elle récurrente, comme c'est le cas des réunions annuelles de conseil d'administration ? Vos dates sont-elles flexibles ? Les réunions en petit comité avec des participants internes à l'entreprise (comme lors d'un sommet de dirigeants) offrent généralement plus de flexibilité que les réunions impliquant des intervenants ou des orateurs dont la disponibilité est limitée.

Vous avez déjà fixé une date ? Réservez votre réunion en un clic grâce à notre fonctionnalité de réservation instantanée en ligne.
 

• Bloc de chambres : si les participants viennent de loin, contactez l'établissement pour réserver un nombre suffisant de chambres. 
• Documents de réunion : que l'inscription se fasse par le biais d'un site internet, d'un logiciel ou d'un simple e-mail de confirmation, fournissez aux participants un kit d'information tout-en-un contenant tout ce dont ils ont besoin pour la réunion. Incluez les adresses, les informations sur le transport et le stationnement, le programme, les informations sur les repas et les boissons, ainsi que les coordonnées des personnes à contacter. Au moment de l'inscription, demandez aux participants s'ils ont des besoins particuliers en termes de capacités physiques et communiquez-les à l'établissement.
• Besoins audiovisuels : déterminez ce que vous voulez faire. Aurez-vous besoin d'écrans ? Diffuserez-vous de la musique ? Le fait de connaître vos besoins avant d'entamer les discussions peut aider nos équipes à déterminer la configuration la plus adaptée à votre réunion.
• Besoins en restauration : nos équipes vous aident à trouver le service traiteur qui convient le mieux à votre réunion. Vous pouvez également simplifier le processus grâce à notre plateforme tout-en-un Event eMenus.
• Signalétique et étiquettes de nom : l'établissement peut se charger de la signalétique afin d'aider les participants à se rendre au bon endroit. Les réunions en petit comité sont propices à l'utilisation d'étiquettes nominatives pour amorcer la conversation : demandez aux participants d'y écrire leur ville natale, une date importante ou une description en un mot de la raison de leur présence. 
• Communication avec tous les participants : on ne communique jamais assez avec les personnes qui jouent un rôle particulier lors d'une réunion, quelle que soit son ampleur (orateur, animateur, traiteur, etc.). Lors d'une réunion en petit comité, chaque personne joue un rôle particulier. Indiquez clairement ce que chacun est censé faire, même si les participants doivent seulement disposer d'une présentation en plusieurs formats. 
• Préparation de l'évènement : communiquez avec le coordinateur de l'évènement pour vous assurer que tout l'équipement dont vous avez besoin sera disponible, par exemple un pupitre, des tableaux blancs, des sièges, etc. Si vous souhaitez louer des accessoires spécifiques pour compléter la décoration, prévenez le coordinateur de l'évènement que vous apporterez vos propres objets. Enfin, arrivez en avance afin de pouvoir coordonner les derniers détails avec les membres de l'équipe audiovisuelle ou du service traiteur, discuter avec les personnes chargées de l'accueil ou les bénévoles au sujet de leurs tâches, vérifier la disposition de la signalétique et placer des éléments ou des articles promotionnels afin d'accueillir les participants dans un espace impeccable. 
• Service VIP : nos hôtels peuvent fournir un service de conciergerie de niveau supérieur aux VIP désignés, ce qui peut s'avérer utile pour les sommets de dirigeants.

Les entreprises organisent de plus en plus d'évènements « quotidiens » de petite envergure. Suivez la tendance et organisez votre prochaine réunion en petit comité avec Marriott Bonvoy. Les rassemblements ont pour objectif de créer des liens, et parfois le meilleur moyen d'y parvenir ne réside pas dans la grandeur, mais dans l'intimité.