Новый уровень проведения мероприятий

Контрольный список для планирования мероприятий

Мы занимаемся всеми деталями, а у вас появляется возможность сосредоточиться на важном для вас мероприятии: заседании совета директоров, встрече с родными или свадьбе мечты. 
 

Предварительное планирование 

• Укажите количество участников и цель мероприятия. 

• Определите дату мероприятия или ее варианты.

• Опишите мероприятие, указав количество участников, рассадку, требования к аудиовизуальному оформлению и организации, а также еде и напиткам.

• Подумайте о трансфере, развлечениях, докладчиках, занятиях в рамках мероприятия и особых потребностях участников.

• Продумайте время бронирования залов и размещение в номерах, приглашения, рекламные материалы и материалы мероприятия. 

• Рассчитайте спонсорские расходы (если они предусмотрены) и расходы участников.  
   

Составление бюджета

• Составьте баланс расходов. 

• Создайте резервный фонд на случай непредвиденных расходов.

• Создайте депозитарный счет для начисленных расходов по программе.

• Проконсультируйтесь с бухгалтерией своей компании, если необходимо.
   

Выбор направления и отеля

• Выберите место, удобное для участников. Учитывайте такие факторы, как погода, безопасность, трудозатраты и транспорт. 

• Уточните заполняемость отелей, тарифы на номера и последние данные по востребованности номеров – все, что повлияет на расходы. 

• Следуйте программе поездок, принятой в вашей организации, и по возможности пользуйтесь предпочтительными в ней отелями и авиакомпаниями.

• Найдите отель такого типа, который лучше всего подойдет для вашего мероприятия.

• Определите тип и количество требуемых номеров, а также количество и размер переговорных.

• Выберите отель с удобствами, соответствующими вашим потребностям. 

• Подумайте, какие услуги отеля можно предложить особо важным гостям, так чтобы они остались довольны пребыванием.

• По возможности посетите отель лично, чтобы оценить качество обслуживания.
   

Забронируйте зал для следующего мероприятия
 

Отправить запрос на предложение

Если вы создадите запрос на предложение (RFP), отель увидит информацию о вашей группе или мероприятии. Оформите документально все требования к отелю, в том числе следующие:

• Предпочтительные и возможные даты

• Количество и тип номеров

• Количество, размер и цель использования переговорных

• Диапазон приемлемых тарифов

• Даты и типы ресторанного обслуживания и перерывов на прием пищи

• Выставки и другие особые мероприятия или занятия
   

Забронируйте отель для небольшой конференции или мероприятия

Забронируйте одним нажатием: спланируйте небольшую конференцию, мероприятие или групповую поездку и мгновенно забронируйте отель с помощью мгновенного онлайн-бронирования. Забронируйте в участвующих отелях залы вместимостью до 50 человек и (или) блоки от 10 до 25 номеров.
 

Получайте баллы Marriott Bonvoy

Как участник программы Marriott Bonvoy, вы можете получить до 60 000 баллов за соответствующие критериям расходы на проживание, питание, напитки и пользование аудио- и видеотехникой, а также 1 элитные сутки за каждые 20 суток в забронированном номере. Таким образом, вы можете получить до 20 элитных суток за одно мероприятие. Воспользуйтесь удобным калькулятором баллов , чтобы рассчитать количество баллов, которые вы можете заработать.