Успешные небольшие встречи

Обеспечьте успех своей следующей небольшой встречи

Мероприятие, рассчитанное менее чем на 50 человек, также требует тщательного планирования. Вот что нужно учитывать.

Небольшие встречи могут иметь большое значение. Поэтому, несмотря на то, что проведение встречи для небольших групп (менее 50 участников) может быть не таким сложным, как планирование конференции на 2000 человек, оно все же требует внимания.

Мы понимаем, что небольшие встречи имеют уникальные потребности, поэтому наши координаторы совместно с вами определят правильный подход к вашей встрече, независимо от ее масштаба. Планируете ли вы корпоративный тренинг, встречу высшего руководства, заседание совета директоров или уютное развлекательное собрание, вот что следует учитывать, организуя вместе с нами незабываемое мероприятие в узком кругу.

• Тип встречи. Вам понадобится пространство, предназначенное для лекций, как в случае с тренингом? Или пространство должно быть больше ориентировано на дискуссию, как при саммите руководителей? Тип встречи поможет найти подходящее помещение и наилучшую схему расстановки мебели для вас. Для доверительного обсуждения может потребоваться подковообразная рассадка; а для сеансов мозгового штурма хорошо подойдет рассадка «кабаре».
• Даты. Мероприятие проводится регулярно, как, например, ежегодное заседание совета директоров? Гибкие даты? Небольшие встречи с заинтересованными лицами внутри организации (скажем, форум лидеров) могут быть более гибкими, чем собрания с участием затребованных исполнителей или докладчиков.

Знаете, какие даты вам нужны? Забронируйте небольшую встречу с помощью функции мгновенного онлайн-бронирования.
 

• Проживание. Если участники приезжают из другого города, обратитесь в свой отель, чтобы забронировать необходимое количество номеров. 
• Регистрационные материалы. Будь то регистрация через веб-сайт, программное обеспечение для регистрации на мероприятие или простое подтверждение по электронной почте, предоставьте участникам комплексный информационный пакет со всем, что им нужно знать о встрече. Укажите адреса, информацию о трансфере, парковке, программе, питании и напитках, а также контактную информацию. Спросите участников во время регистрации о приспособлениях, которые им могут понадобиться в связи с физическими возможностями, и сообщите об этом в свой отель.
• Потребность в аудиовизуальном оборудовании. Обдумайте, что вам может понадобиться. Понадобятся ли вам экраны? Будет ли музыка? Эта информация поможет вам найти подходящую для вашей команды конфигурацию в ходе обсуждений с представителями отеля.
• Потребности в питании и напитках. Наши организаторы совместно с вами подберут подходящий вариант кейтеринга для встречи. Вы также можете оптимизировать процесс с помощью универсальной платформы Event eMenus.
• Вывески и бейджи. Возможно, в отеле смогут организовать вывески, чтобы помочь участникам найти место проведения мероприятия. На небольших встречах бейджи с именами помогут начать разговор: попросите участников вписать их родной город, знаменательную дату или слово, указывающее, почему они здесь. 
• Коммуникация со всеми заинтересованными лицами. Невозможно переусердствовать в коммуникации с людьми, которые играют особую роль на мероприятии любого масштаба (докладчиком, координатором, поставщиком кейтеринга и т. д.). На небольших встречах каждый играет особую роль. Четко обозначьте, что каждый должен делать, даже если для участников это просто наличие повестки дня в нескольких форматах. 
• Подготовка мероприятия. Вместе с координатором мероприятия проверьте наличие всего необходимого оснащения: трибуна, доски, достаточное количество сидячих мест и многое другое. Если вы хотите взять напрокат особые предметы для дополнения декора, предупредите координатора об этом. Приходите на место проведения мероприятия заблаговременно, чтобы согласовать последние детали со специалистами по аудиовизуальному оборудованию или кейтеринговыми компаниями, поговорить с встречающими или волонтерами об их обязанностях, проверить размещение вывесок, разложить рекламные материалы или сувениры и создать безупречное пространство. 
• VIP-обслуживание. В наших отелях могут предоставляться услуги консьержа для определенных VIP-лиц, что может быть полезно для саммитов руководителей.

По мере того, как небольшие «повседневные мероприятия» становятся все более важной частью инструментов организаций, проводя небольшие встречи с Marriott Bonvoy, вы подхватываете растущую тенденцию. В конце концов, смысл групповых встреч в налаживании связей, и иногда важен не масштаб, а задушевность.