اجتماعات صغيرة ناجحة

اجعل اجتماعك الصغير القادم ناجحًا

لا يزال تنظيم فعالية تضم أقل من 50 شخصًا يتطلب تخطيطًا دقيقًا. إليك ما تبحث عنه.

يمكن أن يكون للاجتماعات الصغيرة تأثير كبير. لذا، على الرغم من أن استضافة اجتماع لمجموعات صغيرة، أقل من 50 حاضرًا، قد لا تتطلب نفس مستوى الجهد المبذول في تنظيم مؤتمر يضم 2000 شخص، إلا أنها تتطلب اهتمامًا دقيقًا.

نحن ندرك أن الاجتماعات الصغيرة لها احتياجات فريدة من نوعها، وسيعمل منسقو القاعات لدينا معك لتحديد الطريقة المناسبة لسير اجتماعك، بغض النظر عن حجمه. سواءً كنت تخطط لتنظيم دورة تدريبية للشركات، أو مؤتمر قمة للقيادة التنفيذية، أو اجتماع مجلس إدارة، أو جلسة ترفيهية مريحة، إليك ما يجب مراعاته أثناء شراكتك معنا لعقد اجتماع حميمي لا يُنسى.

• نوع الاجتماع: هل ستحتاج إلى مساحة مجهزة لإلقاء المحاضرات، كما هو الحال مع التدريب؟ أم يجب أن يكون المكان موجهًا أكثر نحو المناقشة، كما قد تراه في مؤتمر قمة تنفيذية؟ يمكن أن يرشدك نوع الاجتماع إلى اختيار القاعة المناسبة وتوزيع الأثاث الأمثل. فقد تستدعي المناقشة الحميمية ترتيبًا على شكل حدوة حصان؛ بينما قد تكون جلسات العصف الذهني أكثر فائدة بتوزيع المقاعد على شكل مقاعد الملهى الليلي.
• التواريخ: هل اجتماعك ينعقد بشكل دوري، كما هو الحال مع اجتماع مجلس الإدارة السنوي؟ وهل تاريخك قابل للتغيير؟ قد تتمتع الاجتماعات الصغيرة التي تنعقد مع أصحاب المصلحة الداخليين (على سبيل المثال، منتدى القيادة) بمرونة أكبر في تحديد المواعيد مقارنةً بالتجمعات التي تضم فنانين أو متحدثين متاحين بشكل محدود.

هل تعرف التواريخ التي تريدها؟ احجز اجتماعك الصغير على الفور من خلال خاصية الحجز الفوري التي نوفرها عبر الإنترنت.
 

• حجز أماكن الإقامة: إذا كان الحاضرون قادمون من خارج المدينة، فتعاون مع المكان الذي سيُعقد فيه اجتماعك لحجز عدد مناسب من الغرف. 
• مواد التسجيل: سواء كان ذلك من خلال التسجيل عبر الموقع الإلكتروني أو برنامج تسجيل للفعالية أو تأكيد بسيط عبر البريد الإلكتروني، زوّد الحضور بحزمة معلومات شاملة تتضمن كل ما يحتاجون إلى معرفته حول الاجتماع. وقم بتضمين معلومات حول العناوين، ووسائل النقل، ومواقف السيارات، والبرنامج، والأطعمة والمشروبات، ومعلومات الاتصال. واسأل الحاضرين أثناء التسجيل عن أي ترتيبات تيسيرية سيحتاجون إليها فيما يتعلق بقدراتهم البدنية، وأبلغ المكان الذي ستقيم فيه الاجتماع بذلك.
• الاحتياجات السمعية والبصرية: حدد ما تريد أن يحدث. هل ستحتاج إلى شاشات؟ هل ستكون هناك موسيقى؟ فمعرفة هذه التفاصيل عند مناقشة الأمر مع إدارة المكان يمكن أن يساعد فريقك في اختيار الإعداد المناسب لك.
• احتياجات الأطعمة والمشروبات: سيعمل فريقنا معك لإيجاد الطعام المناسب لاجتماعك. ويمكنك أيضًا تبسيط العملية من خلال منصة Event eMenus، وهي منصة شاملة.
• اللافتات وبطاقات الأسماء: قد يكون مكان إقامة اجتماعك قادرًا على تنسيق اللافتات للمساعدة في توجيه الأشخاص إلى المكان الصحيح. وفي الاجتماعات الصغيرة، قد تلعب بطاقات الأسماء دورًا مهمًا في بدء المحادثات: اطلب من الحضور كتابة مدينتهم الأصلية، أو تاريخ مهم، أو وصفًا موجزًا (بكلمة واحدة) لأسباب حضورهم الاجتماع. 
• التواصل مع جميع أصحاب المصلحة: لا يمكنك المبالغة في التواصل مع أي شخص يلعب دورًا خاصًا في أي اجتماع مهما كان حجمه (المتحدث، الميسر، متعهد تقديم الطعام، وما إلى ذلك). ففي الاجتماعات الصغيرة، يلعب كل شخص دورًا خاصًا. وكن واضحًا في جميع النقاط حول ما يُتوقع من الجميع القيام به، حتى لو كان ذلك بالنسبة للحضور مجرد وجود جدول أعمال متاح بتنسيقات متعددة. 
• تنظيم الفعالية: اعمل مع منسق مكان إقامة اجتماعك للتأكد من توفر جميع المعدات التي تحتاج إليها: منبر محاضر، وسبورات بيضاء، وعدد كافٍ من المقاعد وغيرها. وإذا كنت ترغب في إحضار قطع خاصة لإضافتها إلى الديكور، أبلغ منسق مكان إقامة اجتماعك أنك ستحضر قطع الديكور الخاصة بك. واحضر إلى مكان الاجتماع قبل وقت كافٍ حتى تتمكن من تنسيق التجهيزات الأخيرة مع أعضاء فريق المعدات السمعية والبصرية أو مقدمي الطعام، وتحدث مع أي من مستقبلي الضيوف أو المتطوعين حول مهامهم، وتحقق من أماكن وضع اللافتات وترتيب أي مواد ترويجية أو هدايا تذكارية حتى يدخل الحضور إلى مكان مثالي. 
• خدمة كبار الشخصيات: يمكن أن توفر فنادقنا مستوى خاصًا من الخدمة الشبيهة بخدمات الكونسيرج لكبار الشخصيات المعينة، والتي قد تكون مفيدة في حالة مؤتمرات القمم التنفيذية.

مع تزايد اعتماد المؤسسات على "الفعاليات اليومية" الأصغر حجمًا كأداة فعالة في أعمالها، فإنك تساهم في هذا الاتجاه المتنامي عندما تستضيف اجتماعًا صغيرًا مع برنامج Marriott Bonvoy. و في نهاية المطاف، تتمحور التجمعات الجماعية حول التواصل، وأفضل طريقة للقيام بذلك قد لا يكون بالضرورة من خلال الأعداد الكبيرة، بل من خلال الألفة.