Lleva la planificación de eventos un paso más allá

Lista de planificación de eventos

Tenemos en cuenta todos los detalles para que puedas concentrarte en organizar un evento verdaderamente significativo, ya sea una reunión de la junta directiva, un encuentro familiar o la boda de tus sueños.   
 

Planificación previa 

• Determina el tamaño y el propósito del evento. 

• Establece una fecha o un rango de opciones de fecha.

• Describe tu evento, incluida la asistencia esperada, la disposición de los asientos, los requisitos audiovisuales y de producción y las necesidades de comidas y bebidas.

• Considera el transporte, el entretenimiento, los oradores, las actividades y cualquier necesidad especial.

• Prepara un cronograma para reservar lugares y alojamientos, invitaciones, promociones y materiales para eventos. 

• Presupuesta los gastos de los patrocinadores, si corresponde, y calcula los gastos de los asistentes.  
   

Presupuestos

• Crea un balance de gastos. 

• Incorpora un fondo de contingencia para gastos imprevistos.

• Establece una cuenta de tenencia para los gastos acumulados del programa.

• Consulta con la oficina de contabilidad de tu empresa, si corresponde.
   

Selección de un destino y un hotel

• Selecciona un destino que sea conveniente para los asistentes. Ten en cuenta factores como el clima, la seguridad, la mano de obra y el transporte. 

• Ten en cuenta las tasas de ocupación hotelera, las tarifas de las habitaciones y los cambios recientes en la oferta o la demanda que afectarán sus gastos. 

• Cumple con el programa de viajes de tu organización y con los hoteles y aerolíneas preferidos, si corresponde.

• Encuentra el tipo de hotel adecuado que mejor se adapte a tu evento.

• Determina el tipo y el número de habitaciones necesarias, además del número y el tamaño de las salas de reuniones necesarias.

• Selecciona un hotel con instalaciones que se adapten a tus necesidades. 

• Considera los servicios del hotel que mejorarán la estancia de los huéspedes especiales.

• Si es posible, visita un sitio en persona y obtén una idea de su servicio.
   

Reserva tu siguiente reunión o evento
 

Envía una solicitud de presupuesto 

La creación de una solicitud de presupuesto (RFP) permite que un hotel vea la información sobre tu grupo o evento. Documenta todos los requisitos del sitio, incluidos: 

• Fechas preferentes y opcionales

• Número y tipo de habitaciones

• Número, tamaño y uso de las salas de reuniones

• Rango de tarifas aceptables

• Fechas y tipos de funciones y pausas para comer

• Exhibiciones y cualquier otro evento o actividad especial
   

Reserva una pequeña reunión o evento

Reserva con un solo clic: planifica tu siguiente pequeña reunión, evento o grupo y reserva al instante con nuestra función de reserva instantánea en línea. Reserva lugares para hasta 50 asistentes y/o reserva bloques de habitaciones de 10 a 25 habitaciones en los hoteles participantes.
 

Acumula puntos de Marriott Bonvoy

Como socio de Marriott Bonvoy, puedes ganar hasta 60.000 puntos en cargos de habitación, comidas, bebidas y audiovisuales que cumplen los requisitos, así como ganar 1 crédito de noches Elite por cada 20 noches de habitación que reserves, hasta 20 créditos de noches Elite por evento. Consulta nuestra práctica calculadora de puntos para estimar la cantidad de puntos que puedes acumular.