Pequeñas reuniones exitosas

Haz que tu siguiente reunión pequeña sea un éxito

Un evento para menos de 50 personas aún requiere una planificación cuidadosa. Esto es lo que debes buscar.

Las reuniones pequeñas pueden tener un gran impacto. Por lo tanto, si bien organizar una reunión para grupos pequeños (menos de 50 asistentes) puede no ser tan complicado como planificar una conferencia para 2.000 personas, requiere atención.

Entendemos que las reuniones pequeñas tienen necesidades únicas, y nuestros coordinadores de lugares trabajarán contigo para determinar el enfoque adecuado para tu reunión, independientemente del tamaño. Ya sea que estés planeando una capacitación corporativa, una cumbre de liderazgo ejecutivo, una reunión de la junta directiva o una acogedora sesión de entretenimiento, esto es lo que debes considerar al asociarte con nosotros para crear una reunión memorable e íntima.

• Tipo de reunión: ¿Necesitarás un espacio estructurado para conferencias, como en el caso de una capacitación? ¿O el espacio debería estar más orientado a la discusión, como se podría ver en una cumbre ejecutiva? El tipo de reunión puede guiarte hacia la sala adecuada y la mejor configuración de mobiliario para ti. Una discusión privada podría requerir una configuración de herradura; Las sesiones de lluvia de ideas pueden estar bien servidas por los asientos de cabaret.
• Fechas: ¿Tu reunión es recurrente, como en una reunión anual de la junta? ¿Tu fecha es flexible? Las reuniones pequeñas con las partes interesadas internas (por ejemplo, un foro de liderazgo) pueden tener más flexibilidad que los encuentros en los que participan artistas u oradores con disponibilidad limitada.

¿Sabes las fechas que quieres? Reserva tu pequeña reunión al instante con nuestra función de reserva instantánea en línea.
 

• Bloque de alojamiento: Si los asistentes vienen de fuera de la ciudad, trabaja con tu lugar de celebración para reservar un número adecuado de habitaciones. 
• Materiales de inscripción: Ya sea a través de un registro en el sitio web, un software de registro de eventos o una simple confirmación por correo electrónico, proporciona a los asistentes un paquete de información todo en uno con todo lo que necesitarán saber para la reunión. Incluye direcciones, información de transporte, estacionamiento, programación, información de comidas y bebidas e información de contacto. Durante la inscripción, pregunta a los asistentes si necesitan algún tipo de adaptación física y comunícalo al lugar de celebración.
• Necesidades audiovisuales: Entiende lo que quieres que suceda. ¿Necesitarás pantallas? ¿Habrá música? Saber esto al conversar sobre tu lugar de celebración puede ayudar a tu equipo a encontrar la configuración adecuada para ti.
• Necesidades de comidas y bebidas: Nuestros equipos trabajarán contigo para encontrar el servicio de banquetes adecuado para tu reunión. También puedes agilizar el proceso con Event eMenus, una plataforma integral.
• Señalización y etiquetas de identificación: Es posible que tu lugar de celebración pueda coordinar la señalización para ayudar a llevar a las personas al lugar correcto. Las reuniones pequeñas están preparadas para que las etiquetas con sus nombres sirvan para iniciar la conversación: haz que los asistentes escriban en su ciudad natal, una fecha significativa o una descripción de una palabra de por qué están allí. 
• Comunicación a todas las partes interesadas: No puedes comunicarte en exceso con nadie que desempeñe un papel especial en una reunión de cualquier tamaño (orador, facilitador, proveedor de banquetes, etc.). En las reuniones pequeñas, todos juegan un papel especial. Sé claro en todo momento sobre lo que se esperas que todos hagan, incluso si para los asistentes eso es solo tener una agenda disponible en múltiples formatos. 
• Puesta en escena del evento: Trabaja con el coordinador de tu lugar de celebración para asegurarte de que todo el equipo que necesitas esté disponible: atril, pizarras blancas, asientos amplios y más. Si deseas alquilar piezas especiales para agregar a la decoración, avisa a tu coordinador del lugar de celebración que traerás tus propias piezas. Llega al lugar de celebración con mucha anticipación para que puedas coordinar los detalles de última hora con los miembros del equipo de audiovisuales o los servicios de banquetes, conversar con los recepcionistas o voluntarios sobre sus deberes, verificar la ubicación de la señalización y colocar cualquier artículo promocional para que los asistentes entren en un espacio perfecto. 
• Servicio VIP: Nuestros hoteles pueden proporcionar un nivel particular de servicio de concierge para los VIP designados, lo que puede ser útil para las cumbres ejecutivas.

Con el poder de los "eventos cotidianos" más pequeños que se están convirtiendo en una parte más importante del kit de herramientas de las organizaciones, eres parte de una tendencia creciente cuando trabajas con Marriott Bonvoy para organizar una reunión pequeña. Después de todo, los encuentros grupales tienen que ver con la conexión y, a veces, la mejor manera de hacerlo no es a través de la amplitud, sino a través de la intimidad.