次回の小規模な会議を成功に導く
50人未満のイベントでも、入念な計画が必要です。ここでは、そのための確認事項をご紹介します。
小さな会議でも大きなインパクトを持つことがあります。少人数のグループ (出席者が50人未満) の会議を主催することは、2,000人の会議を計画するほど複雑ではないかもしれませんが、それでも注意が必要です。
当社では、小規模な会議には独自のニーズがあることを理解しています。会場コーディネーターがお客様と協力して、規模に関係なく、お客様の会議に適したアプローチを決定します。企業研修、エグゼクティブリーダーシップサミット、取締役会、小規模なエンターテイメントセッションなど、当社とのパートナーシップにより思い出に残る和やかな会議を計画する際に考慮すべき点をご紹介します。
- 会議の種類: 研修のように、講義用に構成されたスペースが必要ですか。それとも、エグゼクティブサミットで見られるように、議論に重点を置いたスペースにする必要がありますか。会議の種類に応じて、適切な部屋と最適な家具の配置を導き出すことができます。親密な議論には、U字型の配置が必要かもしれません。一方、ブレインストーミングセッションには、キャバレー形式の座席が適している場合があります。
- 日程: 年次取締役会のように、会議は定期的に開催されていますか。日程は変更可能ですか。社内のステークホルダーとの小規模な会議 (リーダーシップフォーラムなど) は、出演者や講演者の都合によって日程が限られる会議よりも柔軟性が高い場合があります。
開催日が決まっている場合は、オンラインのインスタント予約機能を使って、小規模会議をすぐに予約できます。
- 客室の団体予約: 出席者が市外から来る場合は、会場と協力して適切な数の客室を確保します。
- 登録資料: ウェブサイト登録、イベント登録ソフトウェア、簡単なメール確認などの方法で、会議に必要なすべての情報を網羅したオールインワンの情報パッケージを出席者に提供します。住所、交通機関情報、駐車場、プログラム、飲食情報、連絡先情報などを含めます。登録時に、身体的な配慮が必要な事項について出席者に尋ね、それを会場に伝えます。
- 映像音響のニーズ: 何が必要なのかを把握します。スクリーンは必要ですか。音楽を流しますか。これらの情報を事前に把握しておくことで、会場との打ち合わせの際に、チームがお客様に最適なセットアップを提案しやすくなります。
- 飲食のニーズ: 当社のチームがお客様と協力して、会議に適したケータリングを探します。また、ワンストッププラットフォームのEvent eMenusを使用することで、プロセスを効率化することもできます。
- 案内板と名札: 会場によっては、参加者を適切な場所に誘導するのに役立つ案内板を利用できます。小規模な会議では、名札が会話のきっかけとなるように工夫することができます。出席者に出身地、重要な日付、またはその場にいる理由を一言で書いてもらうのも良いでしょう。
- すべてのステークホルダーへのコミュニケーション: 会議の規模に関係なく、特別な役割を果たす人 (講演者、ファシリテーター、ケータリング担当者など) とのコミュニケーションは取りすぎることはありません。小規模な会議では、全員が特別な役割を担っています。出席者に対しては、複数の形式で議題を提供するなど、常に全員に対して何を期待しているのかを明確にしておくことが大切です。
- イベントの演出: 会場コーディネーターと協力して、演台、ホワイトボード、十分な数の座席など、必要な機材がすべて揃っていることを確認します。装飾のために特別な小物をレンタルしたい場合は、会場コーディネーターに自分で持ち込むことを伝えてください。当日は十分に余裕を持って会場に到着し、映像音響チームやケータリングスタッフと最終的な詳細を調整したり、受付係やボランティアにその日の役割について確認したり、案内板の設置場所を確かめたり、販促品やギフトを配置したりしましょう。このようにして、万全の準備が整った空間に出席者を迎えられるようにします。
- VIPサービス: 当社のホテルでは、指定されたVIPに特別なコンシェルジュスタイルのサービスを提供することもできます。これは、エグゼクティブサミットなどに役立つ場合があります。
小規模な「日常イベント」が組織のツールキットの一部となりつつある今、Marriott Bonvoyと協力して小規模な会議を開催すれば、この拡大するトレンドの一端を担うことになります。グループが集まる本当の目的は、人と人とのつながりを深めることにあります。そのための最良の方法は、往々にして交流の範囲ではなく、親密さによるものです。
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