• Καθορίστε το σκοπό της συνάντησης ή της εκδήλωσης (συνεδρίαση διοικητικού συμβουλίου, γάμος κ.λπ.).
• Εξετάστε το μέγεθος της ομάδας, το μείγμα φύλου, τις ηλικίες των συμμετεχόντων και τυχόν ειδικές ανάγκες.
• Καθορίστε τις ημερομηνίες συνάντησης.Αποφύγετε ημερομηνίες που συμπίπτουν με άλλες εταιρικές ή βιομηχανικές εκδηλώσεις ή διακοπές.
• Οι ημερομηνίες ή/και οι ημέρες της εβδομάδας είναι σταθερές ή ευέλικτες;
• Προγραμματίστε τη συνάντηση ή την εκδήλωση εκ των προτέρων για να εξασφαλίσετε τον πιο επιθυμητό χώρο.
• Δημιουργήστε ένα περίγραμμα για κάθε συνεδρία ή δραστηριότητα, συμπεριλαμβανομένης της αναμενόμενης συμμετοχής, των ρυθμίσεων καθισμάτων, των απαιτούμενων χρόνων εγκατάστασης, των ωρών έναρξης και λήξης και οπτικοακουστικών και αναγκών παραγωγής.
• Καταγράψτε τις απαιτήσεις για φαγητό και ποτό για κάθε περίσταση, συμπεριλαμβανομένων των γευμάτων, των δεξιώσεων και των διακοπών.
• Εξετάστε τις ανάγκες αεροπορικών και χερσαίων μεταφορών.
• Προγραμματίστε ανάγκες ψυχαγωγίας και αναψυχής, ομαδικές δραστηριότητες και/ή ασκήσεις ομαδικής δημιουργίας.
• Ετοιμάστε ένα χρονοδιάγραμμα για την παραγωγή προσκλήσεων, προώθησης εκδηλώσεων, εγγραφής και παραγωγής υλικού συναντήσεων.
• Ορίστε ένα διοικητικό πρόσωπο για να δημιουργήσει σήματα ονόματος και να συντονίσει το γραπτό υλικό.
• Προϋπολογισμός για όλα τα έξοδα χορηγών και υπολογισμός δαπανών για τους συμμετέχοντες στη συνάντηση.
• Προγραμματίστε ηχεία (ες), εάν απαιτείται.

• Καθορίστε ποια έξοδα θα αναληφθούν από τον χορηγό της συνάντησης ή της εκδήλωσης και από τους παρευρισκόμενους.
• Δημιουργήστε έξοδα ισολογισμού για όλους τους λειτουργικούς τομείς της συνάντησης ή της εκδήλωσής σας, όπως χρόνος προσωπικού, έξοδα μάρκετινγκ, αεροπορικές και επίγειες μεταφορές, καταλύματα, τρόφιμα και ποτά, ψυχαγωγία και αναψυχή, φόροι και φιλοδωρήματα, χρεώσεις υπηρεσιών, οπτικοακουστικός εξοπλισμός και παραγωγή δικαστικά έξοδα.
• Δημιουργήστε ένα ταμείο έκτακτης ανάγκης για απρόβλεπτα έξοδα τελευταίας στιγμής.
• Μην ξεχνάτε τα έξοδα για άδειες (μουσική, γραπτό υλικό) και ασφάλιση (ποτό και γενική ευθύνη, ακύρωση και διακοπή επιχείρησης).
• Ελέγξτε τους προϋπολογισμούς από παρόμοιες συναντήσεις και εκδηλώσεις για να μετρήσετε το κόστος.
• Βεβαιωθείτε ότι έχουν διατεθεί κεφάλαια για την πληρωμή όλων των προμηθευτών.Δημιουργία λογαριασμού διακράτησης για δεδουλευμένα έξοδα προγράμματος.
• Συμβουλευτείτε το λογιστικό γραφείο ή τον οικονομικό λειτουργό της εταιρείας σας για τη μορφοποίηση του προϋπολογισμού, ώστε να είναι συμβατό με τα εσωτερικά λογιστικά συστήματα.
• Εξασφαλίστε την υπογραφή ενός οικονομικού υπαλλήλου ή άλλου προσώπου με φορολογική ευθύνη στην εταιρεία σας, για τυχόν δαπάνες πάνω από αυτές που έχετε προγραμματίσει.

Επιλογή προορισμού

• Καθορίστε αν υπάρχουν στόχοι ή ανάγκες που θα μπορούσαν να κάνουν έναν συγκεκριμένο προορισμό προτιμότερο.
• Επιλέξτε μια βολική τοποθεσία με βάση το πού ταξιδεύουν οι καλεσμένοι σας, τον χρόνο και το κόστος ταξιδιού τους για να φτάσουν σε έναν προορισμό και έναν ιστότοπο κοντά σε αεροπορικές ή/και επίγειες μεταφορές.
• Τηρήστε το ταξιδιωτικό πρόγραμμα του οργανισμού σας και τις τρέχουσες ρυθμίσεις με προτιμώμενα ξενοδοχεία και αεροπορικές εταιρείες.
• Ενημερωθείτε για τα εποχιακά ποσοστά πληρότητας των ξενοδοχείων, τους φόρους δωματίων και τις πρόσφατες αλλαγές στην προσφορά ή τη ζήτηση που θα επηρεάσουν τα έξοδά σας.Προγραμματίστε γύρω από μεγάλες συμβάσεις ή φεστιβάλ που θα μπορούσαν να περιορίσουν την παροχή και τις υπηρεσίες δωματίων σε ξενοδοχεία κατά τη διάρκεια των συναντήσεων ή των ημερομηνιών εκδήλωσής σας.
• Ελέγξτε τα δρομολόγια/συχνότητα πτήσεων προς τον προορισμό σας - οι περισσότεροι συμμετέχοντες προτιμούν απευθείας, απευθείας πτήσεις.
• Εξετάστε παράγοντες όπως ο καιρός, η ασφάλεια, το πολιτικό/κοινωνικό κλίμα και οι εργασιακοί παράγοντες που μπορεί να επηρεάσουν τη συμμετοχή ή/και το κόστος της εκδήλωσης.

Εύρεση του σωστού ξενοδοχείου

• Καθορίστε τον τύπο του ξενοδοχείου που ταιριάζει καλύτερα στις ανάγκες της συνάντησης ή της εκδήλωσής σας (ξενοδοχείο αεροδρομίου, ξενοδοχείο συνεδρίων και συναντήσεων, θέρετρο, συνεδριακό κέντρο ή ξενοδοχείο με όλες τις σουίτες).
• Καθορίστε τον τύπο και τον αριθμό των απαιτούμενων δωματίων (μονόκλινα, δίκλινα, σουίτες, ειδικά εξοπλισμένα επαγγελματικά δωμάτια ή δωμάτια προσβάσιμα για άτομα με ειδικές ανάγκες.)
• Καθορίστε τον αριθμό και το μέγεθος των απαιτούμενων αιθουσών συσκέψεων. χρησιμοποιήστε προηγούμενα προγράμματα ως σημείο αναφοράς.
• Επιλέξτε ένα ξενοδοχείο με εγκαταστάσεις που καλύπτουν τις ανάγκες σας, όπως αίθουσες ύπνου και συσκέψεων, εστιατόρια, επιλογές για αξιοθέατα και αναψυχή.
• Λάβετε υπόψη την άνεση των παρευρισκομένων σας.Εξετάστε τις ξενοδοχειακές υπηρεσίες που θα βελτιώσουν τη διαμονή ειδικών καλεσμένων ή VIP.

Υποβολή προδιαγραφών σύσκεψης ή συμβάντος ή αίτηση πρότασης (RFP)

Αφού ολοκληρωθεί η προκαταρκτική έρευνα, δημιουργήστε ένα αίτημα για πρόταση (RFP).Αυτό επιτρέπει σε μια ιδιότητα να βλέπει, γραπτώς, τις πληροφορίες σχετικά με την ομάδα σας.Η προετοιμασία των προδιαγραφών είναι μια πολύτιμη διαδικασία γιατί απαιτεί να σκεφτείτε όλες τις ανάγκες της ομάδας.Βεβαιωθείτε ότι έχετε τεκμηριώσει όλες τις απαιτήσεις ιστότοπου, συμπεριλαμβανομένων:

• Προτιμώμενες ημερομηνίες και προαιρετικές ημερομηνίες (εάν υπάρχουν)
• Αριθμός και τύποι δωματίων
• Αριθμός, μέγεθος και χρήση των αιθουσών συσκέψεων και οι ώρες που χρειάζονται
• Εύρος αποδεκτών τιμών
• Ημερομηνίες και τύποι λειτουργιών και διαλειμμάτων γεύματος
• Εκθέματα και άλλες ειδικές εκδηλώσεις ή δραστηριότητες
• Οποιεσδήποτε σχετικές πληροφορίες, όπως δωρεάν απαιτήσεις

Επιθεώρηση του ιστότοπου

Καμία εγκατάσταση δεν θα μοιάζει προσωπικά όπως θα φαίνεται στα χαρτιά, ούτε θα μπορείτε να έχετε μια αίσθηση εξυπηρέτησης χωρίς να μεταβείτε στον ιστότοπο.Εάν ο προϋπολογισμός ή ο χρόνος σας δεν σας επιτρέπει να επισκεφτείτε τον ιστότοπο, διατίθενται οι ακόλουθες επιλογές:

• Ελέγξτε με άλλα άτομα, συμπεριλαμβανομένων άλλων σχεδιαστών, για να δείτε ποιες ιδιότητες έχουν χρησιμοποιήσει και ποιες θα προτείνουν.
• Χρησιμοποιήστε το Διαδίκτυο για να προβάλετε ιστότοπους ή/και επικοινωνήστε με την τοπική σύμβαση και το γραφείο επισκεπτών για υλικό, συμπεριλαμβανομένων περιγραφών εγκαταστάσεων, χάρτες πόλεων, πληροφοριών μεταφοράς κ.λπ.

Κάνοντας οικονομικά αποδοτικές επιλογές

• Αξιολογήστε το κόστος και την εξοικονόμηση χρόνου για μια μικρή ομάδα να φάει σε ένα ιδιωτικό τμήμα του εστιατορίου, σε αντίθεση με το φαγητό με κέτερ.
• Γράψτε τις ημερομηνίες λήξης των εγγυήσεων.Συνήθως, οι εγγυήσεις οφείλονται 48 έως 72 εργάσιμες ώρες πριν από την εκδήλωση.
• Προσδιορίστε το "overset" στη σύμβαση. Υπέρβαση είναι ο αριθμός των ατόμων πέρα από τον εγγυημένο αριθμό για τους οποίους η εγκατάσταση θα ορίσει τραπέζια και θέσεις. Αυτό το ποσό κυμαίνεται από 0 έως 5% ή περισσότερο. ο μέσος όρος του κλάδου είναι 3%.
• Συνήθως θα χρεώνεστε για τον εγγυημένο αριθμό ή τον αριθμό που προβάλλεται, όποιος είναι μεγαλύτερος.
• Μάθετε ποιες χρεώσεις υπηρεσιών ή/και φιλοδωρήματα θα προστεθούν στην τιμή του γεύματος και θα φορολογηθούν, για να αποφύγετε τυχόν εκπλήξεις.
• Μην συμβιβάζεστε με την ποιότητα.Ωστόσο, εάν ο προϋπολογισμός σας είναι περιοριστικός, σκεφτείτε να μειώσετε τον αριθμό των λειτουργιών φαγητού που σχεδιάζετε για τη συνάντηση ή την εκδήλωσή σας.
• Σκεφτείτε λουλούδια, διακοσμήσεις και ψυχαγωγία.Το ξενοδοχείο σας μπορεί να προσφέρει ιδέες για λουλουδάτες συνθέσεις, διακόσμηση τραπεζιού και δωματίου και ποιοτική διασκέδαση.

Προγραμματισμός γευμάτων

• Σε εκδηλώσεις που προσφέρουν υπηρεσίες φαγητού και ποτού, αφήστε αρκετό χρόνο στους επισκέπτες να τρώνε χαλαρά, να δικτυώνονται ή να συναναστρέφονται με συναδέλφους ή φίλους και την οικογένειά τους και να απολαμβάνουν όλες τις παρουσιάσεις ή τις τελετές, εάν υπάρχουν.
• Γενικά επιτρέψτε 30 έως 40 λεπτά για πρωινό, 45 έως 60 λεπτά για μεσημεριανό γεύμα και 20 λεπτά ανά πορεία για δείπνο.Για αναψυκτικά, αφήστε τουλάχιστον 15 λεπτά για έως 100 άτομα, 30 λεπτά για έως 1.000 άτομα και 30 έως 45 λεπτά για ομάδες μεγαλύτερες από 1.000.
• Προγραμματίστε δύο φλιτζάνια καφέ ή τσάι ανά άτομο για ένα πρωινό διάλειμμα και ένα φλιτζάνι καφέ/τσάι ή μία σόδα ανά άτομο κατά τη διάρκεια ενός απογευματινού διαλείμματος.
• Σκεφτείτε ένα γεύμα σε μπουφέ για μικρές ομάδες εργασίας.Οι μπουφέδες προσφέρουν ποικιλία και ταχύτερη εξυπηρέτηση.
• Εξετάστε το ενδεχόμενο να ζητήσετε έναν διακομιστή για κάθε τραπέζι, για πιο επίσημα γεύματα ή/και VIP τραπέζια.
• Οι περισσότερες εγκαταστάσεις επιτρέπουν έναν διακομιστή για κάθε δύο τραπέζια, για τυπικά γεύματα τριών ή τεσσάρων πιάτων.Ελέγξτε με την εγκατάσταση για να διαπιστώσετε εάν θα υπάρξουν επιπλέον χρεώσεις εργασίας για τους επιπλέον διακομιστές.
• Σχεδιάζετε πάντα να σερβίρετε μια ποικιλία τροφίμων κατά τη διάρκεια δεξίωσης κοκτέιλ.Το φαγητό πρέπει να είναι υγιεινό, ορεκτικό και οπτικά ελκυστικό.
• Παρέχετε έναν μπάρμαν για κάθε 75-100 άτομα.
• Προσφέρετε μη αλκοολούχα ποτά εκτός από μπύρα, κρασί και ποτά υψηλής ποιότητας.
• Εξετάστε το ενδεχόμενο να δώσετε τρόφιμα που περίσσεψαν σε καταφύγια αστέγων ή οργανισμούς διανομής για απόρους.

Ρύθμιση/Διαμόρφωση Αίθουσας Συνεδριάσεων

• Συνέδριο και Hollow Square: Κατάλληλο για διαδραστικές συζητήσεις και συνεδρίες λήψης σημειώσεων για λιγότερα από 25 άτομα.Πολλά ξενοδοχεία διαθέτουν κομψές αίθουσες συνεδριάσεων για 10 έως 20 άτομα, εξοπλισμένες με πλήρεις οπτικοακουστικές δυνατότητες, πίνακα γραφής, σανίδα από φελλό και ένα flip chart.
• E-σχήμα, σχήμα U και σχήμα T: Κατάλληλο για ομάδες λιγότερων από 40 ατόμων.Αυτά είναι τα καλύτερα για αλληλεπίδραση με έναν ηγέτη που βρίσκεται στην κορυφή της εγκατάστασης.Ο οπτικοακουστικός εξοπλισμός συνήθως εγκαθίσταται στο ανοιχτό άκρο του καθίσματος.
• Οβάλ και γύροι: Γενικά χρησιμοποιείται για γεύματα και συνεδρίες που περιλαμβάνουν μικρές ομαδικές συζητήσεις.Ένα στρογγυλό τραπέζι πέντε ποδιών χωράει άνετα οκτώ άτομα.Ένα στρογγυλό τραπέζι έξι ποδιών χωράει άνετα 10 άτομα.
• Θέατρο: Κατάλληλο για μεγάλες συνεδρίες και σύντομες διαλέξεις που δεν απαιτούν εκτενή λήψη σημειώσεων.Αυτή είναι μια βολική ρύθμιση για χρήση πριν μπείτε σε ομάδες συζήτησης ή παιχνιδιού ρόλων επειδή οι καρέκλες μπορούν να μετακινηθούν.
• Σχολική αίθουσα ή τάξη: Η πιο επιθυμητή ρύθμιση για μεσαίου έως μεγάλου μεγέθους διαλέξεις.Αυτή η διαμόρφωση απαιτεί ένα σχετικά μεγάλο δωμάτιο.Οι πίνακες παρέχουν στους συμμετέχοντες χώρο για τη διάδοση υλικών και τη λήψη σημειώσεων.

• Να γνωρίζετε τους παράγοντες που μπορούν να επηρεάσουν άμεσα την ποιότητα και το κόστος μιας παρουσίασης AV: ύψος οροφής, τοίχοι, δάπεδα, εμπόδια, παράθυρα, φωτισμός, καθρέφτες, πόρτες, κλιματισμός και έξοδοι πυρκαγιάς.
• Ζητήστε από τον εκπρόσωπο της εταιρείας AV να περπατήσει στο χώρο μαζί σας.Αυτό το άτομο θα είναι σε θέση να εξηγήσει πώς να χρησιμοποιήσει καλύτερα τον χώρο συνάντησης ή εκδηλώσεων.
• Επικοινωνήστε με ομιλητές/παρουσιαστές για να επιβεβαιώσετε τις ανάγκες AV.Προγραμματίστε για έναν προβολέα τουλάχιστον 35 mm, έναν προβολέα εναέριου, οθόνη και ανασκόπηση για μικρότερες διαρροές.Πιο συχνά, οι παρουσιαστές χρησιμοποιούν προβολείς LCD υπολογιστή και γενικά έξοδα υψηλής έντασης.Προσδιορίστε τη διαθεσιμότητα και το κόστος αυτού του εξοπλισμού.
• Λάβετε υπόψη ότι όλα τα δωμάτια δεν είναι εξοπλισμένα με ηχοσυστήματα, ούτε όλες οι συνεδρίες χρειάζονται ήχο.Καθορίστε ποια δωμάτια χρειάζονται ήχο και ποια μπορούν να χρησιμοποιηθούν με τα εγκατεστημένα συστήματα.Προσπαθήστε να διαπραγματευτείτε ένα κατ 'αποκοπήν ποσοστό ή ένα ποσοστό έκπτωσης από το ημερήσιο επιτόκιο κατά την ενοικίαση ενός συστήματος.
• Σκεφτείτε ότι το ύψος της οθόνης πρέπει γενικά να είναι η απόσταση από την οθόνη στον πίσω τοίχο διαιρούμενη με οκτώ. οι καρέκλες δεν πρέπει να είναι πιο κοντά στην οθόνη από 1,5 φορές το ύψος της οθόνης. οι οροφές πρέπει να έχουν ύψος τουλάχιστον 10 πόδια.Βασιστείτε στον τεχνικό AV σας για βοήθεια.