• Päätä kokouksen tai tapahtuman tarkoitus (hallituksen kokous, häät jne.).
• Ota huomioon ryhmän koko, sukupuolijakauma, osallistujien iät ja mahdolliset erityistarpeet.
• Päätä kokouspäivät.Vältä päivämääriä, jotka osuvat yhteen muiden yritysten tai toimialan tapahtumien tai lomapäivien kanssa.
• Ovatko päivämäärät ja/tai viikonpäivät tiukkoja tai joustavia?
• Suunnittele kokous tai tapahtuma etukäteen varmistaaksesi halutuin tila.
• Luo kullekin istunnolle tai toiminnalle luonnos, mukaan lukien odotettu osallistujamäärä, istumajärjestelyt, vaaditut asennusajat, alkamis- ja päättymisajat sekä audiovisuaaliset ja tuotantotarpeet.
• Listaa ruoka- ja juomavaatimukset jokaiselle tilaisuudelle, mukaan lukien ateriat, vastaanotot ja tauot.
• Harkitse lento- ja maakuljetustarpeita.
• Suunnittele viihde- ja virkistystarpeita, ryhmätoimintaa ja/tai tiiminrakennusharjoituksia.
• Valmistele aikataulu kutsujen, tapahtumien edistämisen, ilmoittautumisen ja kokousmateriaalin tuottamiseksi.
• Nimeä hallintohenkilö luomaan nimimerkit ja koordinoimaan kirjallista materiaalia.
• Budjetoi kaikki sponsorikulut ja laske kokouksen osallistujien kulut.
• Ajoita puhuja(t) tarvittaessa.

• Päätä, mitkä kulut kokouksen tai tapahtuman sponsori ja osallistujat vastaavat.
• Luo tase, jossa luetellaan kokouksen tai tapahtuman kaikkien toiminnallisten osien kulut, kuten henkilöstön työaika, markkinointikulut, lento- ja maakuljetukset, majoitus, ruoka ja juoma, viihde ja virkistys, verot ja juomarahat, palvelumaksut, audiovisuaaliset laitteet ja tuotanto kustannuksia.
• Kokoa vararahasto odottamattomia, viime hetken kuluja varten.
• Älä unohda lisenssikuluja (musiikki, kirjalliset materiaalit) ja vakuutuksia (alkoholi ja yleisvastuu, liiketoiminnan peruutukset ja keskeytykset).
• Tarkista vastaavien kokousten ja tapahtumien budjetit kustannusten arvioimiseksi.
• Varmista, että varat on osoitettu kaikkien toimittajien maksamiseen.Luo pitotili kertyneelle ohjelmakululle.
• Ota yhteyttä yrityksesi tilitoimistoon tai talousjohtajaan budjetin muotoilusta niin, että se on yhteensopiva sisäisten kirjanpitojärjestelmien kanssa.
• Varmista yrityksesi talousjohtajan tai muun finanssivastuuhenkilön allekirjoitus kaikista budjetoituja ylittäviä kuluja varten.

Kohteen valitseminen

• Selvitä, onko olemassa tavoitteita tai tarpeita, jotka voivat tehdä tietystä kohteesta edullisemman.
• Valitse sopiva sijainti sen mukaan, mistä vieraasi matkustavat, heidän matka-aikansa ja -kustannukset määränpäähän saavuttamiseksi sekä lento- ja/tai maaliikennettä lähellä olevan kohteen.
• Noudata organisaatiosi matkaohjelmaa ja parhaiden hotellien ja lentoyhtiöiden nykyisiä järjestelyjä.
• Ole tietoinen hotellien kausiluonteisista käyttöasteista, huoneveroista ja viimeaikaisista tarjonnan tai kysynnän muutoksista, jotka vaikuttavat kuluisi.Suunnittele suuria kongresseja tai festivaaleja, jotka voivat rajoittaa hotellihuoneiden tarjontaa ja palveluita kokous- tai tapahtumapäivien aikana.
• Tarkista lentojen aikataulut/tiheys määränpäähäsi - useimmat osallistujat pitävät suorista, suorista lentoista.
• Harkitse tekijöitä, kuten sää, turvallisuus, poliittinen/sosiaalinen ilmasto ja työvoimanäkökohdat, jotka voivat vaikuttaa tapahtumaan osallistumiseen ja/tai kustannuksiin.

Oikean hotellin löytäminen

• Määritä hotellityyppi, joka sopii parhaiten kokous- tai tapahtumatarpeisiisi (lentokenttähotelli, konferenssi- ja kokoushotelli, lomakeskus, konferenssikeskus tai sviittihotelli).
• Määritä tarvittavien vierashuoneiden tyyppi ja lukumäärä (yhden, kahden hengen huoneet, sviitit, erityisesti varustetut yrityshuoneet tai huoneet, joihin on pääsy erityistarpeita omaaville).
• Määritä tarvittavien kokoustilojen lukumäärä ja koko; käyttää aikaisempia ohjelmia vertailukohtana.
• Valitse hotelli, jossa on tarpeitasi vastaavat palvelut, kuten makuu- ja kokoushuoneet, ravintolat, nähtävyydet ja virkistysmahdollisuudet.
• Muista osallistujien mukavuus.Harkitse hotellipalveluita, jotka parantavat erikoisvieraiden tai VIP-henkilöiden oleskelua.

Kokouksen tai tapahtuman eritelmien tai ehdotuspyynnön (RFP) lähettäminen

Kun esitutkimus on valmis, luo Request for Proposal (RFP).Tämä antaa kiinteistölle mahdollisuuden nähdä ryhmääsi koskevat tiedot kirjallisesti.Eritelmien laatiminen on arvokas prosessi, koska se edellyttää kaikkien ryhmän tarpeiden miettimistä.Muista dokumentoida kaikki sivuston vaatimukset, mukaan lukien:

• Ensisijaiset päivämäärät ja valinnaiset päivämäärät (jos saatavilla)
• Huoneiden lukumäärä ja tyypit
• Kokoustilojen lukumäärä, koko ja käyttö sekä niiden käyttöajat
• Hyväksyttyjen hintojen valikoima
• Ateriatoimintojen ja taukojen päivämäärät ja tyypit
• Näyttelyt ja muut erikoistapahtumat tai aktiviteetit
• Kaikki asiaan liittyvät tiedot, kuten ilmaiset vaatimukset

Sivuston tarkastus

Mikään laitos ei näytä henkilökohtaisesti samalta kuin paperilla, etkä voi saada palvelutuntumaa käymättä paikalla.Jos budjettisi tai aikasi ei salli sinun vierailla sivustolla, sinulla on käytettävissäsi seuraavat vaihtoehdot:

• Tarkista muiden ihmisten, myös muiden suunnittelijoiden, kanssa, mitä kiinteistöjä he ovat käyttäneet ja mitä he suosittelevat.
• Käytä Internetiä sivustojen tarkastelemiseen ja/tai ota yhteyttä paikalliseen vuosikongressiin ja vierailijatoimistoon saadaksesi materiaaleja, kuten laitoskuvauksia, kaupunkikarttoja, liikennetietoja jne.

Kustannustehokkaiden valintojen tekeminen

• Arvioi kustannus- ja ajansäästöt pienelle ryhmälle syömällä ravintolan yksityisessä osassa ruokailun sijaan.
• Kirjoita takuun eräpäivät.Yleensä takuut erääntyvät 48-72 arkituntia ennen tapahtumaa.
• Määritä sopimuksessa "overset". Ylitys on ihmisten määrä, joka ylittää taatun määrän, jolle laitos asettaa pöydät ja paikat. Tämä määrä vaihtelee 0 prosentista 5prosenttiin tai enemmän; Alan keskiarvo on 3prosenttia.
• Sinua laskutetaan yleensä taatusta numerosta tai tarjotusta numerosta sen mukaan, kumpi on suurempi.
• Selvitä, mitkä palvelumaksut ja/tai juomarahat lisätään aterian hintaan ja verotetaan yllätysten välttämiseksi.
• Älä tee kompromisseja laadusta.Jos budjettisi on kuitenkin rajallinen, harkitse kokouksellesi tai tapahtumallesi suunnittelemiesi ruokatoimintojen määrän vähentämistä.
• Harkitse kukkia, koristeita ja viihdettä.Hotellisi voi tarjota ideoita kukka-asetelmiin, pöytä- ja huonesisustukseen sekä laadukkaaseen viihteeseen.

Aterioiden suunnittelu

• Ruoka- ja juomapalvelua tarjoavissa tapahtumissa vieraille on varattava riittävästi aikaa syödä rauhassa, verkostoitua tai seurustella kollegoiden tai ystävien ja perheen kanssa ja nauttia kaikista esityksistä tai seremonioista, jos niihin liittyy.
• Varaa yleensä 30–40 minuuttia aamiaiselle, 45–60 minuuttia lounaalle ja 20 minuuttia illalliselle.Virvoitustauolle varaa vähintään 15 minuuttia enintään 100 hengelle, 30 minuuttia enintään 1 000 hengelle ja 30–45 minuuttia yli 1 000 hengen ryhmille.
• Suunnittele kaksi kupillista kahvia tai teetä henkilöä kohden aamutauolle ja yksi kuppi kahvia/teetä tai yksi virvoitusjuoma henkilöä kohden iltapäivätauon aikana.
• Harkitse lounasbuffetta pienryhmätyöskentelyä varten.Buffet tarjoaa monipuolista ja nopeampaa palvelua.
• Harkitse yhden palvelimen pyytämistä jokaiseen pöytään muodollisempia aterioita ja/tai VIP-pöytiä varten.
• Useimmat tilat mahdollistavat yhden palvelimen jokaista kahta pöytää kohden, tavallisia, kolmen tai neljän ruokalajin aterioita varten.Tarkista laitokselta, peritäänkö ylimääräisistä palvelimista lisätyökustannuksia.
• Suunnittele aina tarjoilevasi erilaisia ruokia cocktailtilaisuuksien aikana.Ruoan tulee olla terveellistä, herkullista ja visuaalisesti miellyttävää.
• Tarjoa yksi baarimikko jokaista 75-100 henkilöä kohden.
• Tarjoa alkoholittomia juomia oluen, viinin ja premium-viinien lisäksi.
• Harkitse ylimääräisen ruoan lahjoittamista kodittomien suojille tai apua tarvitseville jakelujärjestöille.

Kokoushuoneen asetukset/määritykset

• Konferenssi ja Hollow Square: Soveltuu interaktiivisiin keskusteluihin ja muistiinpanoistuntoihin alle 25 hengelle.Monissa hotelleissa on tyylikkäät kokoushuoneet 10-20 hengelle, joissa on täydet audiovisuaaliset ominaisuudet, kirjoitustaulu, korkkitaulu ja fläppitaulu.
• E-muoto, U-muoto ja T-muoto: Sopii alle 40 hengen ryhmille.Nämä sopivat parhaiten vuorovaikutukseen kokoonpanon kärjessä istuvan johtajan kanssa.Audiovisuaaliset laitteet asennetaan yleensä istuimen avoimeen päähän.
• Ovaalit ja kierrokset: Käytetään yleensä aterioihin ja istuntoihin, joihin liittyy pienryhmäkeskusteluja.Viisi jalkaa pyöreälle pöydälle mahtuu mukavasti kahdeksan ihmistä.Kuusi jalkaa pyöreään pöytään mahtuu mukavasti 10 henkilöä.
• Teatteri: Sopii suuriin istuntoihin ja lyhyisiin luentoihin, jotka eivät vaadi laajaa muistiinpanoa.Tämä on kätevä järjestely ennen keskusteluun tai roolipeliryhmiin ryhtymistä, koska tuoleja voidaan siirtää.
• Kouluhuone tai luokkahuone: halutuin asennus keskikokoisille ja suurille luennoille.Tämä kokoonpano vaatii suhteellisen suuren huoneen.Pöydät tarjoavat osallistujille tilaa materiaalien levittämiseen ja muistiinpanojen tekemiseen.

• Ole tietoinen tekijöistä, jotka voivat suoraan vaikuttaa AV-esityksen laatuun ja hintaan: katon korkeus, seinät, lattiat, esteet, ikkunat, valaistus, peilit, ovet, ilmastointi ja palo-uloskäynnit.
• Pyydä AV-yhtiön edustajaa kävelemään tilan läpi kanssasi.Tämä henkilö osaa selittää, kuinka kokous- tai tapahtumatilaa käytetään parhaiten.
• Kommunikoi kaiuttimien/esiintyjien kanssa vahvistaaksesi AV-tarpeet.Suunnittele vähintään 35 mm:n projektori, piirtoheitin, valkokangas ja fläppitaulu(t) pienempiä poikkeamia varten.Esiintyjät käyttävät useammin tietokoneen LCD-projektoreita ja korkean intensiteetin piirtoheittimiä.Selvitä tämän laitteen saatavuus ja hinta.
• Muista, että kaikissa huoneissa ei ole äänijärjestelmiä, eivätkä kaikki istunnot tarvitse ääntä.Selvitä, mitkä huoneet tarvitsevat ääntä ja mitä voidaan käyttää järjestelmien ollessa paikoillaan.Yritä neuvotella kiinteästä hinnasta tai prosenttiosuudesta päivähinnasta vuokraaessasi järjestelmää.
• Ota huomioon, että näytön korkeuden tulisi yleensä olla etäisyys näytöstä takaseinään jaettuna kahdeksalla; tuolit eivät saa olla lähempänä näyttöä kuin 1,5 kertaa näytön korkeus; kattojen tulee olla vähintään 10 jalkaa korkeita.Luota AV-teknikon apuun.