• Tentukan tujuan pertemuan atau acara (rapat dewan, pernikahan, dll.).
• Pertimbangkan ukuran grup, campuran jenis kelamin, usia peserta, dan kebutuhan khusus apa pun.
• Tentukan tanggal pertemuan.Hindari tanggal yang bertepatan dengan acara atau hari libur perusahaan atau industri lain.
• Apakah tanggal dan/atau hari dalam seminggu tegas atau fleksibel?
• Rencanakan pertemuan atau acara sebelumnya untuk mengamankan ruang yang paling diinginkan.
• Buat garis besar untuk setiap sesi atau aktivitas, termasuk kehadiran yang diharapkan, pengaturan tempat duduk, waktu pengaturan yang diperlukan, waktu mulai dan berakhir, serta kebutuhan audiovisual dan produksi.
• Buat daftar persyaratan makanan dan minuman untuk setiap kesempatan, termasuk makan, resepsi, dan istirahat.
• Pertimbangkan kebutuhan transportasi udara dan darat.
• Rencanakan kebutuhan hiburan dan rekreasi, kegiatan kelompok dan/atau latihan membangun tim.
• Siapkan timeline untuk pembuatan undangan, promosi acara, pendaftaran dan produksi materi rapat.
• Tunjuk orang administratif untuk membuat lencana nama dan mengoordinasikan materi tertulis.
• Anggaran untuk semua biaya sponsor dan menghitung biaya untuk peserta rapat.
• Jadwalkan pembicara, jika diperlukan.

• Tentukan pengeluaran mana yang akan ditanggung oleh sponsor pertemuan atau acara dan oleh para peserta.
• Buat daftar neraca pengeluaran untuk semua area fungsional pertemuan atau acara Anda, seperti waktu staf, biaya pemasaran, transportasi udara dan darat, akomodasi, makanan dan minuman, hiburan dan rekreasi, pajak dan tip, biaya layanan, peralatan audiovisual dan produksi biaya.
• Bangun dana darurat untuk pengeluaran menit terakhir yang tidak terduga.
• Jangan lupa pengeluaran untuk lisensi (musik, materi tertulis) dan asuransi (minuman keras dan kewajiban umum, pembatalan dan gangguan bisnis).
• Periksa anggaran dari rapat dan acara serupa untuk mengukur biaya.
• Pastikan dana dialokasikan untuk membayar semua pemasok.Buat akun penyimpanan untuk biaya program yang masih harus dibayar.
• Konsultasikan dengan kantor akuntansi atau petugas keuangan perusahaan Anda tentang format anggaran agar kompatibel dengan sistem akuntansi internal.
• Amankan tanda tangan pejabat keuangan atau orang lain yang bertanggung jawab fiskal di perusahaan Anda, untuk setiap pengeluaran di atas apa yang telah Anda anggarkan.

Memilih Tujuan

• Tentukan apakah ada tujuan atau kebutuhan yang mungkin membuat tujuan tertentu lebih disukai.
• Pilih lokasi yang nyaman berdasarkan dari mana tamu Anda bepergian, waktu dan biaya perjalanan mereka untuk mencapai tujuan, dan lokasi yang dekat dengan transportasi udara dan/atau darat.
• Patuhi program perjalanan organisasi Anda dan pengaturan terkini dengan hotel dan maskapai pilihan.
• Waspadai tingkat hunian hotel musiman, pajak kamar, dan perubahan terbaru dalam penawaran atau permintaan yang akan memengaruhi pengeluaran Anda.Jadwalkan di sekitar konvensi atau festival besar yang dapat membatasi pasokan dan layanan makan di kamar hotel selama tanggal rapat atau acara Anda.
• Periksa jadwal/frekuensi penerbangan ke tujuan Anda - sebagian besar peserta lebih menyukai penerbangan langsung dan nonstop.
• Pertimbangkan faktor-faktor seperti cuaca, keamanan, iklim politik/sosial dan pertimbangan tenaga kerja yang dapat mempengaruhi partisipasi dan/atau biaya acara.

Menemukan Hotel yang Tepat

• Tentukan jenis hotel yang paling sesuai dengan kebutuhan pertemuan atau acara Anda (hotel bandara, hotel konvensi dan pertemuan, resor, pusat konferensi atau hotel semua suite).
• Tentukan jenis dan jumlah kamar tamu yang dibutuhkan (single, double, suite, kamar bisnis yang dilengkapi secara khusus atau kamar yang dapat diakses oleh orang-orang dengan kebutuhan khusus.)
• Menentukan jumlah dan ukuran ruang pertemuan yang dibutuhkan; menggunakan program masa lalu sebagai patokan.
• Pilih hotel dengan fasilitas yang sesuai dengan kebutuhan Anda, seperti ruang tidur dan pertemuan, restoran, pilihan tamasya dan rekreasi.
• Perhatikan kenyamanan peserta Anda.Pertimbangkan layanan hotel yang akan meningkatkan masa inap tamu istimewa atau VIP.

Menyerahkan Spesifikasi Rapat atau Acara atau Request for Proposal (RFP)

Setelah penelitian pendahuluan selesai, buatlah Request for Proposal (RFP).Ini memungkinkan properti untuk melihat, secara tertulis, informasi tentang grup Anda.Mempersiapkan spesifikasi adalah proses yang berharga karena mengharuskan Anda memikirkan semua kebutuhan kelompok.Pastikan untuk mendokumentasikan semua persyaratan situs, termasuk:

• Tanggal pilihan dan tanggal opsional (jika tersedia)
• Jumlah dan tipe kamar tamu
• Jumlah, ukuran dan penggunaan ruang rapat serta waktu yang dibutuhkan
• Kisaran harga yang dapat diterima
• Tanggal dan jenis jamuan makan dan istirahat
• Pameran dan acara atau kegiatan khusus lainnya
• Any related information such as complimentary requirements

Memeriksa Situs

Tidak ada fasilitas yang akan terlihat sama secara langsung seperti di atas kertas, Anda juga tidak akan bisa merasakan pelayanan tanpa pergi ke situs.Jika anggaran atau waktu Anda tidak memungkinkan Anda untuk mengunjungi situs, opsi berikut tersedia untuk Anda:

• Tanyakan kepada orang lain, termasuk perencana lain, untuk melihat properti mana yang telah mereka gunakan dan mana yang akan mereka rekomendasikan.
• Gunakan Internet untuk melihat situs, dan/atau hubungi konvensi lokal dan biro pengunjung untuk mendapatkan materi, termasuk deskripsi fasilitas, peta kota, informasi transportasi, dll.

Membuat Pilihan Hemat Biaya

• Evaluasi penghematan biaya dan waktu bagi kelompok kecil untuk makan di bagian pribadi restoran, dibandingkan dengan makan dengan katering.
• Tuliskan tanggal jatuh tempo untuk jaminan.Biasanya, jaminan jatuh tempo 48 hingga 72 jam kerja sebelum acara.
• Tentukan "overset" dalam kontrak. Overset adalah jumlah orang di luar jumlah yang dijamin di mana fasilitas akan mengatur meja dan tempat. Jumlah ini bervariasi dari 0 hingga 5% atau lebih; rata-rata industri adalah 3%.
• Anda biasanya akan ditagih untuk nomor yang dijamin atau nomor yang dilayani, mana yang lebih besar.
• Cari tahu biaya layanan dan/atau gratifikasi apa yang akan ditambahkan ke harga makanan dan dikenakan pajak, untuk menghindari kejutan.
• Jangan kompromi pada kualitas.Namun, jika anggaran Anda terbatas, pertimbangkan untuk mengurangi jumlah acara makan yang Anda rencanakan untuk rapat atau acara Anda.
• Pertimbangkan bunga, dekorasi, dan hiburan.Hotel Anda dapat memberikan ide untuk rangkaian bunga, dekorasi meja dan kamar, serta hiburan berkualitas.

Merencanakan Makanan

• Pada acara yang menawarkan layanan makanan dan minuman, berikan waktu yang cukup bagi para tamu untuk makan dengan santai, berjejaring atau bersosialisasi dengan rekan kerja atau teman dan keluarga, dan nikmati semua presentasi atau upacara, jika ada yang terlibat.
• Umumnya memungkinkan 30 sampai 40 menit untuk sarapan, 45 sampai 60 menit untuk makan siang, dan 20 menit per kursus untuk makan malam.Untuk istirahat penyegaran, berikan waktu minimal 15 menit untuk maksimal 100 orang, 30 menit untuk maksimal 1.000 orang, dan 30 hingga 45 menit untuk grup yang lebih besar dari 1.000.
• Rencanakan dua cangkir kopi atau teh per orang untuk istirahat pagi dan satu cangkir kopi/teh atau satu soda per orang selama istirahat sore.
• Pertimbangkan makan siang prasmanan untuk sesi kerja kelompok kecil.Prasmanan menawarkan variasi dan layanan yang lebih cepat.
• Pertimbangkan untuk meminta satu server untuk setiap meja, untuk makanan yang lebih formal dan/atau meja VIP.
• Sebagian besar fasilitas memungkinkan satu server untuk setiap dua meja, untuk standar, tiga atau empat hidangan.Periksa dengan fasilitas untuk menentukan apakah akan ada biaya tenaga kerja tambahan untuk server tambahan.
• Selalu rencanakan untuk menyajikan berbagai makanan selama resepsi koktail.Makanan harus sehat, menggugah selera, dan menarik secara visual.
• Sediakan satu bartender untuk setiap 75-100 orang.
• Tawarkan minuman nonalkohol selain bir, anggur, dan minuman keras premium.
• Pertimbangkan untuk menyumbangkan makanan sisa ke tempat penampungan tunawisma atau organisasi distribusi untuk yang membutuhkan.

Pengaturan/Konfigurasi Ruang Rapat

• Conference and Hollow Square: Cocok untuk diskusi interaktif dan sesi pencatatan untuk kurang dari 25 orang.Banyak hotel memiliki ruang rapat yang elegan untuk 10 hingga 20 orang, dilengkapi dengan kemampuan audiovisual lengkap, papan tulis, papan gabus, dan flip chart.
• E-shape, U-shape dan T-shape: Cocok untuk kelompok kurang dari 40 orang.Ini adalah yang terbaik untuk interaksi dengan seorang pemimpin yang duduk di kepala setup.Peralatan audiovisual biasanya dipasang di ujung tempat duduk yang terbuka.
• Oval dan putaran: Umumnya digunakan untuk makan dan sesi yang melibatkan diskusi kelompok kecil.Meja bundar setinggi lima kaki dapat menampung delapan orang dengan nyaman.Meja bundar setinggi enam kaki dapat menampung 10 orang dengan nyaman.
• Teater: Cocok untuk sesi besar dan kuliah singkat yang tidak memerlukan pencatatan ekstensif.Ini adalah pengaturan yang nyaman untuk digunakan sebelum memulai diskusi atau kelompok bermain peran karena kursi dapat dipindahkan.
• Ruang Sekolah atau Ruang Kelas: Pengaturan yang paling diinginkan untuk kuliah berukuran sedang hingga besar.Konfigurasi ini membutuhkan ruangan yang relatif besar.Tabel menyediakan ruang bagi peserta untuk menyebarkan materi dan membuat catatan.

• Waspadai faktor-faktor yang secara langsung dapat mempengaruhi kualitas dan biaya presentasi AV: ketinggian langit-langit, dinding, lantai, penghalang, jendela, penerangan, cermin, pintu, AC, dan pintu keluar kebakaran.
• Mintalah perwakilan perusahaan AV untuk berjalan-jalan bersama Anda.Orang ini akan dapat menjelaskan cara terbaik menggunakan ruang pertemuan atau acara.
• Berkomunikasi dengan pembicara/penyaji untuk mengonfirmasi kebutuhan AV.Rencanakan minimal proyektor 35mm, proyektor overhead, layar dan flip chart untuk breakout yang lebih kecil.Lebih sering, presenter menggunakan proyektor LCD komputer dan overhead intensitas tinggi.Tentukan ketersediaan dan biaya peralatan ini.
• Ketahuilah bahwa semua ruangan tidak dilengkapi dengan sistem suara, juga tidak semua sesi membutuhkan suara.Tentukan ruangan mana yang membutuhkan suara dan mana yang dapat digunakan dengan sistem yang ada.Cobalah untuk menegosiasikan tarif tetap atau persentase dari tarif harian saat menyewa sistem.
• Pertimbangkan bahwa tinggi layar umumnya harus jarak dari layar ke dinding belakang dibagi delapan; kursi tidak boleh lebih dekat ke layar dari 1,5 kali tinggi layar; langit-langit harus setidaknya 10 kaki tingginya.Andalkan teknisi AV Anda untuk mendapatkan bantuan.