• Bestem møtet eller arrangementets formål (styremøte, bryllup osv.).
• Vurder størrelsen på gruppen, kjønnsblanding, deltakernes alder og eventuelle spesielle behov.
• Bestem møtedatoer.Unngå datoer som sammenfaller med andre firma- eller bransjebegivenheter eller høytider.
• Er datoene og/eller ukedagene faste eller fleksible?
• Planlegg møtet eller arrangementet på forhånd for å sikre den mest ønskelige plassen.
• Lag en oversikt for hver økt eller aktivitet, inkludert forventet oppmøte, sittearrangementer, nødvendige oppsetttider, start- og sluttider og audiovisuelle og produksjonsbehov.
• Liste mat- og drikkebehov for hver anledning, inkludert måltider, mottakelser og pauser.
• Vurder behov for luft- og bakketransport.
• Planlegg underholdnings- og rekreasjonsbehov, gruppeaktiviteter og/eller teambuildingøvelser.
• Utarbeide en tidslinje for produksjon av invitasjoner, arrangementspromotering, registrering og produksjon av møtemateriell.
• Utpeke en administrativ person for å lage navneskilt og koordinere skriftlig materiale.
• Budsjett for alle sponsorutgifter og beregn utgifter til møtedeltakere.
• Planlegg foredragsholdere om nødvendig.

• Bestem hvilke utgifter som skal dekkes av sponsoren for møtet eller arrangementet og av deltakerne.
• Lag en balanse med utgifter for alle funksjonelle områder av møtet eller arrangementet ditt, som personaltid, markedsføringskostnader, luft- og bakketransport, overnatting, mat og drikke, underholdning og rekreasjon, skatter og drikkepenger, servicegebyrer, audiovisuelt utstyr og produksjon kostnader.
• Bygg inn et beredskapsfond for uforutsette utgifter i siste liten.
• Ikke glem utgifter til lisenser (musikk, skriftlig materiale) og forsikring (brennevin og generelt ansvar, kansellering og avbrudd).
• Sjekk budsjetter fra lignende møter og arrangementer for å måle kostnadene.
• Sørg for at det bevilges midler til å betale alle leverandører.Etabler en beholdningskonto for påløpte programutgifter.
• Rådfør deg med bedriftens regnskapskontor eller økonomiansvarlig om formatering av budsjettet slik at det er kompatibelt med interne regnskapssystemer.
• Sikre signaturen til en økonomiansvarlig eller annen person med finansansvar i din bedrift, for eventuelle utgifter over det du har budsjettert.

Velge en destinasjon

• Finn ut om det er noen mål eller behov som kan gjøre en bestemt destinasjon mer å foretrekke.
• Velg et praktisk sted basert på hvor gjestene dine reiser fra, deres reisetid og kostnad for å nå en destinasjon, og et sted nær luft- og/eller bakketransport.
• Overhold organisasjonens reiseprogram og gjeldende ordninger med foretrukne hoteller og flyselskaper.
• Vær oppmerksom på sesongbaserte hotellbelegg, romskatter og nylige endringer i tilbud eller etterspørsel som vil påvirke utgiftene dine.Planlegg rundt store stevner eller festivaler som kan begrense tilbudet av hotellrom og tjenester under møte- eller arrangementsdatoer.
• Sjekk flyruter/hyppighet til reisemålet ditt – de fleste deltakere foretrekker direkte flyreiser.
• Vurder faktorer som vær, sikkerhet, politisk/sosialt klima og arbeidsmessige hensyn som kan påvirke deltakelse og/eller kostnader ved arrangementet.

Finne det rette hotellet

• Bestem hvilken type hotell som passer best for møte- eller arrangementsbehovene dine (et flyplasshotell, konferanse- og møtehotell, feriested, konferansesenter eller suitehotell).
• Bestem typen og antall gjesterom som trengs (enkeltrom, dobbeltrom, suiter, spesialutstyrte forretningsrom eller rom tilgjengelig for personer med spesielle behov.)
• Bestem antall og størrelse på møterom som trengs; bruke tidligere programmer som målestokk.
• Velg et hotell med fasiliteter som dekker dine behov, for eksempel sove- og møterom, restauranter, sightseeing og rekreasjonsmuligheter.
• Husk komforten til deltakerne.Vurder hotelltjenester som vil forbedre oppholdet til spesielle gjester eller VIP-er.

Sende inn møte- eller arrangementsspesifikasjoner eller en forespørsel om forslag (RFP)

Etter at den foreløpige forskningen er fullført, oppretter du en forespørsel om forslag (RFP).Dette gjør at en eiendom kan se, skriftlig, informasjonen om gruppen din.Å utarbeide spesifikasjonene er en verdifull prosess fordi det krever at du tenker på alle behovene til gruppen.Sørg for å dokumentere alle krav til stedet, inkludert:

• Foretrukne datoer og valgfrie datoer (hvis tilgjengelig)
• Antall og typer gjesterom
• Antall, størrelse og bruk av møterom og tidene de er nødvendige
• Utvalg av akseptable priser
• Datoer og typer måltidsfunksjoner og pauser
• Utstillinger og andre spesielle arrangementer eller aktiviteter
• All relatert informasjon, for eksempel gratis krav

Inspiserer nettstedet

Ingen fasilitet vil se like personlig ut som på papiret, og du vil heller ikke kunne få en følelse av service uten å gå til nettstedet.Hvis budsjettet eller tiden din ikke tillater deg å besøke nettstedet, er følgende alternativer tilgjengelige for deg:

• Sjekk med andre personer, inkludert andre planleggere, for å se hvilke eiendommer de har brukt og hvilke de vil anbefale.
• Bruk Internett til å se nettsteder, og/eller kontakt det lokale stevnet og besøksbyrået for materialer, inkludert anleggsbeskrivelser, bykart, transportinformasjon, etc.

Ta kostnadseffektive valg

• Vurder kostnadene og tidsbesparelsene for en liten gruppe å spise i en privat del av restauranten, i motsetning til å spise et måltid.
• Skriv ut forfallsdatoene for garantier.Garantier forfaller vanligvis 48 til 72 arbeidstimer før arrangementet.
• Spesifiser "oversettelsen" i kontrakten. Et oversett er antallet personer utover det garanterte antallet som anlegget vil dekke bord og plasser for. Dette beløpet varierer fra 0 til 5% eller mer; bransjegjennomsnittet er 3%.
• Du vil vanligvis bli fakturert for det garanterte nummeret eller antallet servert, avhengig av hva som er størst.
• Finn ut hvilke servicegebyrer og/eller drikkepenger som vil bli lagt til prisen på måltidet og beskattet, for å unngå overraskelser.
• Ikke gå på akkord med kvaliteten.Men hvis budsjettet ditt er restriktivt, bør du vurdere å redusere antall matfunksjoner du planlegger for møtet eller arrangementet.
• Vurder blomster, dekorasjoner og underholdning.Hotellet ditt kan gi ideer til blomsteroppsatser, bord- og rominnredning og kvalitetsunderholdning.

Planlegging av måltidene

• Ved arrangementer som tilbyr mat og drikke, gi gjestene nok tid til å spise rolig, nettverk eller sosialisere med kolleger eller venner og familie, og nyte alle presentasjoner eller seremonier, hvis noen er involvert.
• La vanligvis 30 til 40 minutter til frokost, 45 til 60 minutter til lunsj og 20 minutter per kurs til middag.For forfriskningspauser, tillat minst 15 minutter for opptil 100 personer, 30 minutter for opptil 1000 personer og 30 til 45 minutter for grupper større enn 1000.
• Planlegg to kopper kaffe eller te per person for en morgenpause og en kopp kaffe/te eller en brus per person i en ettermiddagspause.
• Vurder en lunsjbuffé for små gruppearbeidsøkter.Buffeer tilbyr variasjon og raskere service.
• Vurder å be om én server for hvert bord, for mer formelle måltider og/eller VIP-bord.
• De fleste fasiliteter tillater en server for hvert to bord, for standard, tre- eller fireretters måltider.Sjekk med anlegget for å finne ut om det vil være ekstra arbeidskostnader for de ekstra serverne.
• Planlegg alltid å servere en rekke matvarer under cocktailmottakelser.Maten skal være sunn, appetittvekkende og visuelt tiltalende.
• Gi en bartender for hver 75-100 personer.
• Tilby alkoholfrie drikkevarer i tillegg til øl, vin og førsteklasses brennevin.
• Vurder å donere matrester til hjemløse krisesentre eller distribusjonsorganisasjoner for trengende.

Oppsett/konfigurasjoner for møterom

• Conference and Hollow Square: Passer for interaktive diskusjoner og notater for færre enn 25 personer.Mange hoteller har elegante styrerom for 10 til 20 personer, utstyrt med full audiovisuelle muligheter, en skrivetavle, korktavle og en flippover.
• E-form, U-form og T-form: Passer for grupper på færre enn 40 personer.Disse er best for interaksjon med en leder som sitter i spissen for oppsettet.Audiovisuelt utstyr er vanligvis satt opp i den åpne enden av sitteplassen.
• Ovaler og runder: Brukes vanligvis til måltider og økter som involverer diskusjoner i små grupper.Et fem fot rundt bord har plass til åtte personer.Et seks fot rundt bord har plass til 10 personer komfortabelt.
• Teater: Passer for store økter og korte forelesninger som ikke krever omfattende notat.Dette er et praktisk oppsett å bruke før du bryter inn i diskusjons- eller rollespillgrupper fordi stoler kan flyttes.
• Skolerom eller klasserom: Det mest ønskelige oppsettet for mellomstore til store forelesninger.Denne konfigurasjonen krever et relativt stort rom.Tabeller gir deltakerne plass til å spre materiell og ta notater.

• Vær oppmerksom på faktorer som direkte kan påvirke kvaliteten og kostnadene til en AV-presentasjon: takhøyde, vegger, gulv, hindringer, vinduer, belysning, speil, dører, klimaanlegg og brannutganger.
• Be AV-selskapets representant om å gå gjennom plassen sammen med deg.Denne personen vil kunne forklare hvordan man best kan bruke møte- eller arrangementsplassen.
• Kommuniser med foredragsholdere/presentatører for å bekrefte AV-behov.Planlegg for minimum en 35 mm projektor, en overheadprojektor, lerret og flippover for mindre utbrudd.Oftere bruker presentatører LCD-projektorer på datamaskiner og overhead med høy intensitet.Bestem tilgjengeligheten og kostnadene for dette utstyret.
• Vær oppmerksom på at alle rom ikke er utstyrt med lydanlegg, og heller ikke alle økter trenger lyd.Bestem hvilke rom som trenger lyd og hvilke som kan brukes med systemene på plass.Prøv å forhandle frem en flat rate eller en prosentandel av dagsprisen når du leier et system.
• Tenk på at skjermhøyden generelt bør være avstanden fra skjermen til bakveggen delt på åtte; stoler bør ikke være nærmere skjermen enn 1,5 ganger skjermens høyde; tak bør være minst 10 fot høye.Stol på din AV-tekniker for hjelp.