• Określ cel spotkania lub wydarzenia (posiedzenie zarządu, wesele itp.).
• Weź pod uwagę wielkość grupy, mieszankę płci, wiek uczestników i wszelkie specjalne potrzeby.
• Ustal daty spotkań. Unikaj dat, które pokrywają się z innymi wydarzeniami lub świętami firmowymi lub branżowymi.
• Czy daty i / lub dni tygodnia są stałe czy elastyczne?
• Zaplanuj spotkanie lub wydarzenie z wyprzedzeniem, aby zabezpieczyć najbardziej pożądaną przestrzeń.
• Utwórz konspekt dla każdej sesji lub działania, w tym spodziewaną frekwencję, rozmieszczenie miejsc, wymagane godziny przygotowania, godziny rozpoczęcia i zakończenia oraz potrzeby audiowizualne i produkcyjne.
• Wymień wymagania dotyczące posiłków i napojów na każdą okazję, w tym posiłki, przyjęcia i przerwy.
• Weź pod uwagę potrzeby w zakresie transportu lotniczego i naziemnego.
• Zaplanuj potrzeby związane z rozrywką i rekreacją, zajęcia grupowe i / lub ćwiczenia budujące zespół.
• Przygotuj harmonogram produkcji zaproszeń, promocji wydarzeń, rejestracji i produkcji materiałów na spotkania.
• Wyznacz osobę administracyjną do tworzenia identyfikatorów i koordynowania materiałów pisemnych.
• Budżet na wszystkie wydatki sponsora i oblicz wydatki dla uczestników spotkania.
• Zaplanuj mówcę (-ów), jeśli to konieczne.

• Określ, jakie wydatki poniesie sponsor spotkania lub wydarzenia oraz uczestnicy.
• Utwórz bilans zawierający wydatki na wszystkie obszary funkcjonalne spotkania lub wydarzenia, takie jak czas personelu, wydatki marketingowe, transport lotniczy i naziemny, zakwaterowanie, żywność i napoje, rozrywka i rekreacja, podatki i napiwki, opłaty za usługi, sprzęt audiowizualny i produkcję koszty.
• Zbuduj fundusz awaryjny na nieprzewidziane wydatki w ostatniej chwili.
• Nie zapomnij o wydatkach na licencje (muzyka, materiały pisemne) i ubezpieczenie (alkohol i ogólna odpowiedzialność, anulowanie i przerwanie działalności).
• Sprawdź budżety z podobnych spotkań i wydarzeń, aby oszacować koszty.
• Upewnij się, że fundusze są przeznaczone na opłacenie wszystkich dostawców. Ustanów rachunek posiadania dla narosłych wydatków programu.
• Skonsultuj się z biurem księgowym lub dyrektorem finansowym swojej firmy w sprawie formatowania budżetu tak, aby był zgodny z wewnętrznymi systemami księgowymi.
• Zabezpiecz podpis osoby odpowiedzialnej za finanse lub inną osobę odpowiedzialną za finanse w Twojej firmie, na wszelkie wydatki przekraczające budżet.

Wybór miejsca docelowego

• Określ, czy są jakieś cele lub potrzeby, które mogą sprawić, że dane miejsce docelowe będzie bardziej preferowane.
• Wybierz dogodną lokalizację w oparciu o to, skąd podróżują Twoi goście, ich czas podróży i koszt dotarcia do miejsca docelowego oraz miejsce w pobliżu transportu lotniczego i / lub naziemnego.
• Przestrzegaj programu podróży swojej organizacji i aktualnych ustaleń z preferowanymi hotelami i liniami lotniczymi.
• Bądź świadomy sezonowych wskaźników obłożenia hoteli, podatków od pokoi i ostatnich zmian w podaży lub popycie, które wpłyną na Twoje wydatki. Zaplanuj wokół dużych kongresów lub festiwali, które mogą ograniczyć podaż pokoi hotelowych i usługi podczas dat spotkań lub wydarzeń.
• Sprawdź rozkłady lotów / częstotliwość lotów do miejsca docelowego - większość uczestników preferuje bezpośrednie loty bez przesiadek.
• Weź pod uwagę takie czynniki, jak pogoda, bezpieczeństwo, klimat polityczny / społeczny i kwestie związane z pracą, które mogą mieć wpływ na uczestnictwo i / lub koszty imprezy.

Znalezienie odpowiedniego hotelu

• Określ rodzaj hotelu, który będzie najlepiej odpowiadał potrzebom Twojego spotkania lub imprezy (hotel przy lotnisku, hotel kongresowo-konferencyjny, ośrodek wypoczynkowy, centrum konferencyjne lub hotel apartamentowy).
• Określić rodzaj i liczbę potrzebnych pokoi gościnnych (jedno-, dwuosobowe, apartamenty, specjalnie wyposażone pokoje biznesowe lub pokoje dostępne dla osób ze specjalnymi potrzebami).
• Określ liczbę i wielkość potrzebnych sal konferencyjnych; wykorzystaj wcześniejsze programy jako punkt odniesienia.
• Wybierz hotel z udogodnieniami, które odpowiadają Twoim potrzebom, takim jak pokoje do spania i sale konferencyjne, restauracje, opcje zwiedzania i rekreacji.
• Pamiętaj o wygodzie uczestników. Weź pod uwagę usługi hotelowe, które usprawnią pobyt gości specjalnych lub VIPów.

Przesyłanie specyfikacji spotkania lub wydarzenia lub zapytania ofertowego (RFP)

Po zakończeniu wstępnych badań utwórz zapytanie ofertowe (RFP). Dzięki temu obiekt może zobaczyć na piśmie informacje o Twojej grupie. Przygotowanie specyfikacji jest cennym procesem, ponieważ wymaga przemyślenia wszystkich potrzeb grupy. Pamiętaj, aby udokumentować wszystkie wymagania dotyczące witryny, w tym:

• Preferowane daty i opcjonalne daty (jeśli są dostępne)
• Liczba i rodzaje pokoi gościnnych
• Liczba, wielkość i wykorzystanie sal konferencyjnych oraz czas, w którym są one potrzebne
• Zakres dopuszczalnych stawek
• Terminy i rodzaje funkcji posiłków i przerw
• Wystawy i wszelkie inne specjalne wydarzenia lub działania
• Wszelkie powiązane informacje, takie jak dodatkowe wymagania

Inspekcja witryny

Żaden obiekt nie będzie wyglądał tak samo osobiście, jak na papierze, ani też nie będziesz w stanie uzyskać poczucia obsługi bez odwiedzania witryny. Jeśli budżet lub czas nie pozwalają na odwiedzenie strony, masz do wyboru następujące opcje:

• Skontaktuj się z innymi osobami, w tym z innymi planistami, aby zobaczyć, z jakich nieruchomości korzystali i które poleciliby.
• Skorzystaj z Internetu, aby przeglądać witryny i / lub skontaktuj się z lokalną konwencją i biurem dla odwiedzających w celu uzyskania materiałów, w tym opisów obiektów, map miast, informacji o transporcie itp.

Dokonywanie opłacalnych wyborów

• Oceń koszty i oszczędność czasu dla małej grupy na zjedzenie posiłku w prywatnej części restauracji, w przeciwieństwie do posiłku z własnym wyżywieniem.
• Wypisz terminy wymagalności gwarancji. Zazwyczaj gwarancje są należne od 48 do 72 godzin roboczych przed wydarzeniem.
• Określenie w umowie przewyższenia "" . Overset to liczba osób ponad liczbę gwarantowaną, dla której obiekt ustawi stoły i miejsca. Kwota ta waha się od 0 do 5% lub więcej; średnia branżowa wynosi 3%.
• Zwykle opłata jest naliczana za liczbę gwarantowaną lub obsługiwaną, w zależności od tego, która z tych wartości jest większa.
• Dowiedz się, jakie opłaty za usługi i / lub napiwki zostaną dodane do ceny posiłku i opodatkowane, aby uniknąć niespodzianek.
• Nie idź na kompromis w kwestii jakości. Jeśli jednak Twój budżet jest ograniczony, rozważ zmniejszenie liczby funkcji żywieniowych, które planujesz na spotkanie lub wydarzenie.
• Weź pod uwagę kwiaty, dekoracje i rozrywkę. Twój hotel może dostarczyć pomysłów na kompozycje kwiatowe, wystrój stołu i pokoju oraz wysokiej jakości rozrywkę.

Planowanie posiłków

• Na imprezach oferujących usługi gastronomiczne należy zapewnić gościom wystarczająco dużo czasu na spokojne spożywanie posiłków, nawiązywanie kontaktów lub spotkania towarzyskie z kolegami lub przyjaciółmi i rodziną oraz cieszenie się wszystkimi prezentacjami lub ceremoniami, jeśli są w to zaangażowane.
• Generalnie przeznacz 30 do 40 minut na śniadanie, 45 do 60 minut na obiad i 20 minut na danie na kolację. W przypadku przerw na przekąskę należy przeznaczyć minimum 15 minut dla maksymalnie 100 osób, 30 minut dla maksymalnie 1000 osób i 30 do 45 minut dla grup większych niż 1000.
• Zaplanuj dwie filiżanki kawy lub herbaty na osobę na poranną przerwę i jedną filiżankę kawy / herbaty lub jednego napoju gazowanego na osobę podczas przerwy popołudniowej.
• Rozważ bufet obiadowy w małych grupach. Bufety oferują różnorodność i szybszą obsługę.
• Rozważ zażądanie jednego serwera dla każdego stołu, aby uzyskać bardziej formalne posiłki i / lub stoły VIP.
• Większość obiektów pozwala na jeden serwer na każde dwa stoliki, na standardowe, trzy- lub czterodaniowe posiłki. Skontaktuj się z placówką, aby ustalić, czy będą dodatkowe opłaty za robociznę dla dodatkowych serwerów.
• Zawsze planuj podawanie różnorodnych potraw podczas przyjęć koktajlowych. Jedzenie powinno być zdrowe, apetyczne i atrakcyjne wizualnie.
• Zapewnij jednego barmana na każde 75-100 osób.
• Oferuj napoje bezalkoholowe oprócz piwa, wina i alkoholi premium.
• Rozważ przekazanie resztek jedzenia schroniskom dla bezdomnych lub organizacjom dystrybucyjnym dla potrzebujących.

Konfiguracja / konfiguracje sali konferencyjnej

• Konferencja i pusty plac: odpowiednie do interaktywnych dyskusji i sesji robienia notatek dla mniej niż 25 osób. Wiele hoteli posiada eleganckie sale konferencyjne na 10 do 20 osób, wyposażone w pełne możliwości audiowizualne, tablicę do pisania, tablicę korkową i flipchart.
• Kształt E, U i T: Odpowiednie dla grup mniejszych niż 40 osób. Są one najlepsze do interakcji z liderem siedzącym na czele konfiguracji. Sprzęt audiowizualny jest zwykle ustawiany na otwartym końcu siedzenia.
• Owale i rundy: Zwykle używane do posiłków i sesji obejmujących dyskusje w małych grupach. Okrągły stół o długości pięciu stóp może wygodnie pomieścić osiem osób. Okrągły stół o długości sześciu stóp wygodnie pomieści 10 osób.
• Teatr: Odpowiedni do dużych sesji i krótkich wykładów, które nie wymagają obszernego sporządzania notatek. Jest to wygodna konfiguracja przed rozpoczęciem dyskusji lub odgrywania ról w grupach, ponieważ krzesła można przesuwać.
• Sala szkolna lub sala lekcyjna: najbardziej pożądana konfiguracja do wykładów o średniej i dużej wielkości. Ta konfiguracja wymaga stosunkowo dużego pomieszczenia. Tabele zapewniają uczestnikom miejsce na rozkładanie materiałów i robienie notatek.

• Należy pamiętać o czynnikach, które mogą bezpośrednio wpłynąć na jakość i koszt prezentacji AV: wysokość sufitu, ściany, podłogi, przeszkody, okna, oświetlenie, lustra, drzwi, klimatyzacja i wyjścia przeciwpożarowe.
• Poproś przedstawiciela firmy AV, aby przeszedł z Tobą przez przestrzeń. Ta osoba będzie w stanie wyjaśnić, jak najlepiej wykorzystać przestrzeń spotkań lub imprez.
• Komunikuj się z prelegentami / prezenterami, aby potwierdzić potrzeby AV. Zaplanuj co najmniej 35 mm projektor, rzutnik, ekran i flipchart (y) na mniejsze wypadki. Coraz częściej prezenterzy używają komputerowych projektorów LCD i materiałów o dużej intensywności. Określ dostępność i koszt tego sprzętu.
• Należy pamiętać, że nie wszystkie pokoje są wyposażone w nagłośnienie, a także nie wszystkie sesje wymagają nagłośnienia. Określ, które pomieszczenia wymagają dźwięku i które mogą być używane z zainstalowanymi systemami. Spróbuj wynegocjować ryczałt lub procent od stawki dziennej przy wynajmie systemu.
• Weź pod uwagę, że wysokość ekranu generalnie powinna być odległością od ekranu do tylnej ściany podzieloną przez osiem; krzesła nie powinny znajdować się bliżej ekranu niż 1,5-krotność wysokości ekranu; sufity powinny mieć co najmniej 10 stóp wysokości. Polegaj na swoim techniku AV w celu uzyskania pomocy.