• Bestäm mötet eller evenemangets syfte (styrelsemöte, bröllop, etc.).
• Tänk på gruppens storlek, könsblandning, deltagarnas ålder och eventuella särskilda behov.
• Bestäm mötesdatum.Undvik datum som sammanfaller med andra företags- eller branschevenemang eller helgdagar.
• Är datum och/eller veckodagar fasta eller flexibla?
• Planera mötet eller evenemanget i förväg för att säkra det mest önskvärda utrymmet.
• Skapa en disposition för varje session eller aktivitet, inklusive förväntad närvaro, sittarrangemang, nödvändiga ställtider, start- och sluttider samt audiovisuella och produktionsbehov.
• Ange krav på mat och dryck för varje tillfälle, inklusive måltider, mottagningar och raster.
• Tänk på luft- och marktransportbehov.
• Planera underhållnings- och rekreationsbehov, gruppaktiviteter och/eller teambuildingövningar.
• Förbered en tidslinje för att ta fram inbjudningar, evenemangskampanjer, registrering och produktion av mötesmaterial.
• Utse en administrativ person för att skapa namnbrickor och samordna skriftligt material.
• Budgetera för alla sponsorkostnader och beräkna utgifter för mötesdeltagare.
• Schemalägg talare/talare om det behövs.

• Bestäm vilka utgifter som kommer att stå för mötet eller evenemangets sponsor och av deltagarna.
• Skapa en balansräkning med utgifter för alla funktionella områden av ditt möte eller evenemang, såsom personaltid, marknadsföringskostnader, flyg- och marktransport, boende, mat och dryck, underhållning och rekreation, skatter och dricks, serviceavgifter, audiovisuell utrustning och produktion kostar.
• Bygg in en beredskapsfond för oförutsedda utgifter i sista minuten.
• Glöm inte utgifter för licenser (musik, skriftligt material) och försäkringar (sprit och allmänt ansvar, uppsägning och avbrott).
• Kontrollera budgetar från liknande möten och evenemang för att mäta kostnaden.
• Se till att medel tilldelas för att betala alla leverantörer.Upprätta ett depåkonto för upplupna programkostnader.
• Rådgör med ditt företags redovisningskontor eller ekonomiansvarig om hur du formaterar budgeten så att den är kompatibel med interna redovisningssystem.
• Säkra signaturen av en ekonomiansvarig eller annan person med finansiellt ansvar i ditt företag, för eventuella utgifter över vad du har budgeterat.

Välja en destination

• Bestäm om det finns några mål eller behov som kan göra en viss destination mer att föredra.
• Välj en lämplig plats baserat på var dina gäster reser ifrån, deras restid och kostnad för att nå en destination och en plats nära flyg- och/eller marktransporter.
• Följ din organisations reseprogram och nuvarande arrangemang med föredragna hotell och flygbolag.
• Var medveten om säsongsbetonade hotellbeläggningsgrader, rumsskatter och de senaste förändringarna i utbud eller efterfrågan som kommer att påverka dina utgifter.Planera runt stora kongresser eller festivaler som kan begränsa utbudet av hotellrum och tjänster under dina mötes- eller evenemangsdatum.
• Kontrollera flygtidtabeller/frekvens till din destination - de flesta deltagare föredrar direktflyg utan mellanlandning.
• Tänk på faktorer som väder, säkerhet, politiskt/socialt klimat och arbetsförhållanden som kan påverka deltagande och/eller kostnader för evenemanget.

Att hitta rätt hotell

• Bestäm vilken typ av hotell som bäst passar dina mötes- eller evenemangsbehov (ett flygplatshotell, konferens- och möteshotell, resort, konferenscenter eller svithotell).
• Bestäm typen och antalet gästrum som behövs (enkel, dubbelrum, sviter, specialutrustade businessrum eller rum som är tillgängliga för personer med särskilda behov.)
• Bestäm antalet och storleken på mötesrum som behövs; använda tidigare program som riktmärke.
• Välj ett hotell med faciliteter som uppfyller dina behov, såsom sov- och mötesrum, restauranger, sightseeing och rekreationsmöjligheter.
• Tänk på bekvämligheten för dina deltagare.Överväg hotelltjänster som kommer att förbättra vistelsen för speciella gäster eller VIPs.

Skicka in mötes- eller evenemangsspecifikationer eller en begäran om förslag (RFP)

När den preliminära forskningen är klar, skapa en begäran om förslag (RFP).Detta gör att en fastighet kan se, skriftligt, informationen om din grupp.Att utarbeta specifikationerna är en värdefull process eftersom det kräver att du tänker på gruppens alla behov.Se till att dokumentera alla platskrav, inklusive:

• Önskade datum och valfria datum (om tillgängligt)
• Antal och typer av gästrum
• Antal, storlek och användning av mötesrum och de tider de behövs
• Utbud av acceptabla priser
• Datum och typer av måltidsfunktioner och raster
• Utställningar och andra speciella evenemang eller aktiviteter
• All relaterad information såsom gratis krav

Inspektera webbplatsen

Ingen anläggning kommer personligen att se likadan ut som den kommer att göra på papper, och du kommer inte heller att kunna få en känsla av service utan att gå till platsen.Om din budget eller tid inte tillåter dig att besöka webbplatsen, är följande alternativ tillgängliga för dig:

• Kontrollera med andra personer, inklusive andra planerare, för att se vilka egenskaper de har använt och vilka de skulle rekommendera.
• Använd Internet för att visa webbplatser och/eller kontakta den lokala kongressen och besöksbyrån för material, inklusive anläggningsbeskrivningar, stadskartor, transportinformation, etc.

Göra kostnadseffektiva val

• Utvärdera kostnads- och tidsbesparingarna för en liten grupp att äta i en privat del av restaurangen, i motsats till att äta en måltid.
• Skriv ut förfallodatum för garantier.Normalt gäller garantier 48 till 72 arbetstimmar före evenemanget.
• Ange" overset" i kontraktet. En overset är antalet personer utöver det garanterade antalet som anläggningen kommer att sätta bord och platser för. Detta belopp varierar från 0 till 5% eller mer; branschgenomsnittet är 3%.
• Du kommer vanligtvis att faktureras för det garanterade numret eller det antal som serveras, beroende på vilket som är störst.
• Ta reda på vilka serviceavgifter och/eller dricks som kommer att läggas till priset på måltiden och beskattas för att undvika överraskningar.
• Kompromissa inte med kvaliteten.Men om din budget är restriktiv, överväg att minska antalet matfunktioner du planerar för ditt möte eller event.
• Tänk på blommor, dekorationer och underhållning.Ditt hotell kan ge idéer för blomsterarrangemang, bords- och rumsinredning och kvalitetsunderhållning.

Planera måltiderna

• Vid evenemang som erbjuder mat och dryck, ge gästerna tillräckligt med tid för att äta lugnt, nätverka eller umgås med kollegor eller vänner och familj, och njuta av alla presentationer eller ceremonier, om det är några inblandade.
• Tillsätt vanligtvis 30 till 40 minuter till frukost, 45 till 60 minuter till lunch och 20 minuter per rätt till middag.För förfriskningar, tillåt minst 15 minuter för upp till 100 personer, 30 minuter för upp till 1 000 personer och 30 till 45 minuter för grupper större än 1 000.
• Planera på två koppar kaffe eller te per person för en morgonrast och en kopp kaffe/te eller en läsk per person under en eftermiddagsrast.
• Överväg en lunchbuffé för arbetspass i små grupper.Bufféer erbjuder variation och snabbare service.
• Överväg att begära en server för varje bord, för mer formella måltider och/eller VIP-bord.
• De flesta faciliteter tillåter en server för vartannat bord, för standard-, tre- eller fyrarätters måltider.Kontrollera med anläggningen för att avgöra om det kommer att tillkomma ytterligare arbetskostnader för de extra servrarna.
• Planera alltid att servera en mängd olika maträtter under cocktailmottagningar.Maten ska vara hälsosam, aptitretande och visuellt tilltalande.
• Ge en bartender för varje 75-100 personer.
• Erbjud alkoholfria drycker utöver öl, vin och premiumsprit.
• Överväg att donera matrester till hemlösa härbärgen eller distributionsorganisationer för behövande.

Mötesrumsinställningar/konfigurationer

• Konferens och Hollow Square: Lämplig för interaktiva diskussioner och anteckningssessioner för färre än 25 personer.Många hotell har eleganta styrelserum för 10 till 20 personer, utrustade med full audiovisuell kapacitet, en skrivtavla, korktavla och ett blädderblock.
• E-form, U-form och T-form: Lämplig för grupper om färre än 40 personer.Dessa är bäst för interaktion med en ledare som sitter i spetsen för installationen.Audiovisuell utrustning ställs vanligtvis upp i den öppna änden av sittplatsen.
• Ovaler och rundor: Används vanligtvis för måltider och sessioner med små gruppdiskussioner.Ett fem fot runt bord rymmer åtta personer bekvämt.Ett sex fot runt bord rymmer 10 personer bekvämt.
• Teater: Lämplig för stora sessioner och korta föreläsningar som inte kräver omfattande anteckningar.Detta är en bekväm inställning att använda innan man bryter sig in i diskussions- eller rollspelsgrupper eftersom stolar kan flyttas.
• Skolrum eller klassrum: Den mest önskvärda installationen för medelstora till stora föreläsningar.Denna konfiguration kräver ett relativt stort rum.Tabeller ger deltagarna utrymme för att sprida ut material och göra anteckningar.

• Var medveten om faktorer som direkt kan påverka kvaliteten och kostnaden för en AV-presentation: takhöjd, väggar, golv, hinder, fönster, belysning, speglar, dörrar, luftkonditionering och brandutgångar.
• Be AV-företagets representant att gå igenom utrymmet med dig.Denna person kommer att kunna förklara hur man bäst använder mötes- eller evenemangsutrymmet.
• Kommunicera med talare/presentatörer för att bekräfta AV-behov.Planera för minst en 35 mm projektor, en overheadprojektor, duk och blädderblock(er) för mindre utbrott.Mer ofta använder presentatörer dator LCD-projektorer och högintensiva overheads.Bestäm tillgängligheten och kostnaden för denna utrustning.
• Tänk på att alla rum inte är utrustade med ljudsystem och inte heller alla sessioner behöver ljud.Bestäm vilka rum som behöver ljud och vilka som kan användas med systemen på plats.Försök att förhandla fram ett schablonbelopp eller en procentsats av dagspriset när du hyr ett system.
• Tänk på att skärmhöjden i allmänhet bör vara avståndet från skärmen till bakväggen dividerat med åtta; stolar bör inte vara närmare skärmen än 1,5 gånger skärmens höjd; tak bör vara minst 10 fot höga.Lita på din AV-tekniker för hjälp.