• กำหนดวัตถุประสงค์ของการประชุมหรือกิจกรรม (การประชุมคณะกรรมการ งานแต่งงาน ฯลฯ)
• พิจารณาขนาดของกลุ่ม เพศ อายุของผู้เข้าร่วม และความต้องการพิเศษใดๆ
• กำหนดวันประชุม.หลีกเลี่ยงวันที่ตรงกับกิจกรรมของบริษัทหรืออุตสาหกรรมหรือวันหยุดอื่นๆ
• วันที่และ/หรือวันในสัปดาห์มั่นคงหรือยืดหยุ่นหรือไม่?
• วางแผนการประชุมหรืองานล่วงหน้าเพื่อให้ได้พื้นที่ที่ต้องการมากที่สุด
• สร้างโครงร่างสำหรับแต่ละเซสชั่นหรือกิจกรรม รวมถึงการเข้าร่วมประชุมที่คาดหวัง การจัดที่นั่ง เวลาการตั้งค่าที่จำเป็น เวลาเริ่มต้นและสิ้นสุด และความต้องการด้านโสตทัศนูปกรณ์และการผลิต
• ระบุข้อกำหนดด้านอาหารและเครื่องดื่มสำหรับแต่ละโอกาส รวมทั้งอาหาร งานเลี้ยงต้อนรับ และช่วงพักเบรก
• พิจารณาความต้องการด้านการขนส่งทางอากาศและทางบก
• วางแผนความต้องการด้านความบันเทิงและนันทนาการ กิจกรรมกลุ่ม และ/หรือการฝึกสร้างทีม
• จัดทำไทม์ไลน์ในการผลิตบัตรเชิญ การส่งเสริมกิจกรรม การลงทะเบียน และการผลิตสื่อการประชุม
• กำหนดผู้ดูแลระบบเพื่อสร้างป้ายชื่อและประสานงานเอกสารที่เป็นลายลักษณ์อักษร
• งบประมาณค่าใช้จ่ายสปอนเซอร์ทั้งหมดและคำนวณค่าใช้จ่ายสำหรับผู้เข้าร่วมประชุม
• ผู้บรรยายตามกำหนดการ หากจำเป็น

• กำหนดค่าใช้จ่ายที่ผู้เข้าร่วมประชุมหรือผู้สนับสนุนงานและผู้เข้าร่วมจะเป็นผู้รับผิดชอบ
• สร้างรายการงบดุลสำหรับพื้นที่ทำงานทั้งหมดของการประชุมหรืองานของคุณ เช่น เวลาของพนักงาน ค่าใช้จ่ายทางการตลาด การขนส่งทางอากาศและภาคพื้นดิน ที่พัก อาหารและเครื่องดื่ม ความบันเทิงและนันทนาการ ภาษีและบำเหน็จ ค่าบริการ โสตทัศนูปกรณ์และการผลิต ค่าใช้จ่าย
• สร้างกองทุนสำรองฉุกเฉินสำหรับค่าใช้จ่ายในนาทีสุดท้ายที่ไม่คาดคิด
• อย่าลืมค่าใช้จ่ายสำหรับใบอนุญาต (ดนตรี เอกสารเป็นลายลักษณ์อักษร) และการประกันภัย (สุราและความรับผิดทั่วไป การยกเลิกธุรกิจและการหยุดชะงัก)
• ตรวจสอบงบประมาณจากการประชุมและกิจกรรมที่คล้ายคลึงกันเพื่อวัดต้นทุน
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการจัดสรรเงินทุนเพื่อจ่ายให้กับซัพพลายเออร์ทั้งหมดสร้างบัญชีถือสำหรับค่าใช้จ่ายโปรแกรมค้างจ่าย
• ปรึกษากับสำนักงานบัญชีของบริษัทหรือเจ้าหน้าที่การเงินเกี่ยวกับการจัดรูปแบบงบประมาณเพื่อให้เข้ากันได้กับระบบบัญชีภายใน
• รับรองลายเซ็นของเจ้าหน้าที่การเงินหรือบุคคลอื่นที่มีหน้าที่รับผิดชอบทางการเงินในบริษัทของคุณ สำหรับค่าใช้จ่ายใดๆ ที่สูงกว่าที่คุณตั้งงบประมาณไว้

การเลือกจุดหมายปลายทาง

• พิจารณาว่ามีเป้าหมายหรือความต้องการใดที่อาจทำให้ปลายทางใดเป็นที่ต้องการมากกว่าหรือไม่
• เลือกสถานที่ที่สะดวกโดยพิจารณาจากที่ที่แขกของคุณเดินทางมา เวลาเดินทางและค่าใช้จ่ายในการไปถึงจุดหมายปลายทาง และสถานที่ใกล้การขนส่งทางอากาศและ/หรือภาคพื้นดิน
• ปฏิบัติตามโปรแกรมการเดินทางขององค์กรของคุณและการจัดการในปัจจุบันกับโรงแรมและสายการบินที่ต้องการ
• ระวังอัตราการเข้าพักในโรงแรมตามฤดูกาล ภาษีห้องพัก และการเปลี่ยนแปลงล่าสุดของอุปสงค์หรืออุปทานที่จะส่งผลต่อค่าใช้จ่ายของคุณจัดกำหนดการเกี่ยวกับการประชุมใหญ่หรือเทศกาลที่อาจจำกัดการจัดหาห้องพักและบริการของโรงแรมในระหว่างวันประชุมหรืองานของคุณ
• ตรวจสอบตารางการบิน/ความถี่ของเที่ยวบินไปยังจุดหมายปลายทางของคุณ - ผู้เข้าร่วมส่วนใหญ่ต้องการเที่ยวบินตรงและไม่แวะพัก
• พิจารณาปัจจัยต่างๆ เช่น สภาพอากาศ ความมั่นคง บรรยากาศทางการเมือง/สังคม และการพิจารณาด้านแรงงาน ที่อาจส่งผลต่อการมีส่วนร่วมและ/หรือค่าใช้จ่ายของงาน

ค้นหาโรงแรมที่ใช่

• กำหนดประเภทโรงแรมที่เหมาะสมกับความต้องการในการประชุมหรืองานอีเวนต์ของคุณมากที่สุด (โรงแรมสนามบิน โรงแรมสำหรับการประชุมและการประชุม รีสอร์ท ศูนย์การประชุม หรือโรงแรมแบบห้องสวีททั้งหมด)
• กำหนดประเภทและจำนวนห้องพักที่ต้องการ (ห้องเดี่ยว ห้องคู่ ห้องสวีท ห้องธุรกิจพร้อมอุปกรณ์พิเศษ หรือห้องที่เข้าถึงได้สำหรับผู้ที่มีความต้องการพิเศษ)
• กำหนดจำนวนและขนาดของห้องประชุมที่ต้องการ ใช้โปรแกรมที่ผ่านมาเป็นเกณฑ์มาตรฐาน
• เลือกโรงแรมที่มีสิ่งอำนวยความสะดวกที่ตรงกับความต้องการของคุณ เช่น ห้องนอนและห้องประชุม ร้านอาหาร สถานที่ท่องเที่ยวและสันทนาการ
• คำนึงถึงความสะดวกสบายของผู้เข้าร่วมประชุมของคุณพิจารณาบริการของโรงแรมที่จะช่วยเพิ่มการเข้าพักของแขกคนพิเศษหรือแขกวีไอพี

การส่งข้อกำหนดการประชุมหรือเหตุการณ์หรือคำขอข้อเสนอ (RFP)

หลังจากการวิจัยเบื้องต้นเสร็จสิ้นแล้ว ให้สร้างคำขอข้อเสนอ (RFP)ซึ่งช่วยให้พร็อพเพอร์ตี้สามารถดูข้อมูลเกี่ยวกับกลุ่มของคุณได้เป็นลายลักษณ์อักษรการเตรียมข้อกำหนดเป็นกระบวนการที่มีคุณค่าเพราะคุณต้องคำนึงถึงความต้องการของกลุ่มทั้งหมดตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้จัดทำเอกสารข้อกำหนดของไซต์ทั้งหมด รวมถึง:

• วันที่ที่ต้องการและวันที่เลือกได้ (ถ้ามี)
• จำนวนและประเภทของห้องพัก
• จำนวน ขนาด และการใช้ห้องประชุม และเวลาที่ต้องการ
• ช่วงของอัตราที่ยอมรับได้
• วันที่และประเภทของมื้ออาหารและช่วงพัก
• นิทรรศการและกิจกรรมพิเศษอื่น ๆ หรือกิจกรรม
• ข้อมูลที่เกี่ยวข้องใดๆ เช่น ข้อกำหนดฟรี

การตรวจสอบไซต์

ไม่มีสิ่งอำนวยความสะดวกใดที่จะดูเหมือนกันกับตัวเหมือนบนกระดาษ และคุณจะไม่สามารถได้รับบริการโดยไม่ต้องไปที่ไซต์หากงบประมาณหรือเวลาของคุณไม่อนุญาตให้คุณเข้าชมไซต์ คุณสามารถเลือกตัวเลือกต่อไปนี้:

• ตรวจสอบกับบุคคลอื่น รวมถึงนักวางแผนคนอื่นๆ เพื่อดูว่าพวกเขาใช้อสังหาริมทรัพย์ใดและจะแนะนำที่พักประเภทใด
• ใช้อินเทอร์เน็ตเพื่อดูไซต์ต่างๆ และ/หรือติดต่อการประชุมในท้องถิ่นและสำนักผู้เยี่ยมชมเพื่อขอเอกสารต่างๆ รวมถึงคำอธิบายสิ่งอำนวยความสะดวก แผนที่เมือง ข้อมูลการขนส่ง ฯลฯ

สร้างทางเลือกที่คุ้มค่า

• ประเมินการประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายสำหรับกลุ่มเล็กๆ ในการรับประทานอาหารในส่วนส่วนตัวของร้านอาหาร แทนที่จะรับประทานอาหารแบบจัดเลี้ยง
• เขียนวันที่ครบกำหนดสำหรับการค้ำประกันโดยปกติ การค้ำประกันจะครบกำหนด 48 ถึง 72 ชั่วโมงทำการก่อนงาน
• ระบุ "overset" ในสัญญา overset คือจำนวนคนที่เกินจำนวนที่รับประกันซึ่งสถานที่จะจัดโต๊ะและสถานที่ จำนวนนี้แตกต่างกันไปตั้งแต่ 0 ถึง 5% หรือมากกว่า; ค่าเฉลี่ยของอุตสาหกรรมคือ 3%
• โดยปกติคุณจะถูกเรียกเก็บเงินสำหรับหมายเลขที่รับประกันหรือหมายเลขที่ให้บริการ แล้วแต่จำนวนใดจะมากกว่า
• ค้นหาว่าค่าบริการและ/หรือเงินบำเหน็จใดที่จะเพิ่มในราคาอาหารและภาษี เพื่อหลีกเลี่ยงความประหลาดใจใดๆ
• อย่าประนีประนอมกับคุณภาพอย่างไรก็ตาม หากงบประมาณของคุณมีจำกัด ให้พิจารณาลดจำนวนหน้าที่ด้านอาหารที่คุณวางแผนสำหรับการประชุมหรืองานของคุณ
• พิจารณาดอกไม้ ของประดับตกแต่ง และความบันเทิงโรงแรมของคุณสามารถให้แนวคิดในการจัดดอกไม้ การตกแต่งโต๊ะและห้อง และความบันเทิงที่มีคุณภาพ

การวางแผนมื้ออาหาร

• ที่งานที่ให้บริการอาหารและเครื่องดื่ม ให้เวลาเพียงพอสำหรับแขกในการรับประทานอาหารตามอัธยาศัย สร้างเครือข่ายหรือพบปะกับเพื่อนร่วมงานหรือเพื่อนและครอบครัว และเพลิดเพลินกับการนำเสนอหรือพิธีการทั้งหมด หากเกี่ยวข้อง
• โดยทั่วไป ให้เวลาอาหารเช้า 30 ถึง 40 นาที อาหารกลางวัน 45 ถึง 60 นาที และอาหารเย็น 20 นาทีต่อคอร์สสำหรับการพักเบรก ให้เวลาอย่างน้อย 15 นาที สูงสุด 100 คน 30 นาที สำหรับ สูงสุด 1,000 คน และ 30 ถึง 45 นาที สำหรับกลุ่มที่มีขนาดใหญ่กว่า 1,000 คน
• วางแผนดื่มกาแฟหรือชาสองถ้วยต่อคนสำหรับช่วงพักตอนเช้า และกาแฟ/ชาหนึ่งถ้วยหรือโซดาหนึ่งแก้วต่อคนในช่วงบ่าย
• พิจารณาบุฟเฟ่ต์อาหารกลางวันสำหรับการทำงานเป็นกลุ่มย่อยบุฟเฟ่ต์มีความหลากหลายและการบริการที่รวดเร็วยิ่งขึ้น
• พิจารณาขอเซิร์ฟเวอร์หนึ่งเครื่องสำหรับแต่ละโต๊ะ สำหรับมื้ออาหารที่เป็นทางการและ/หรือโต๊ะวีไอพี
• สิ่งอำนวยความสะดวกส่วนใหญ่อนุญาตให้มีเซิร์ฟเวอร์หนึ่งเครื่องสำหรับทุกๆ สองโต๊ะ สำหรับอาหารมาตรฐาน สามหรือสี่คอร์สตรวจสอบกับสถานที่เพื่อพิจารณาว่าจะมีการคิดค่าแรงเพิ่มเติมสำหรับเซิร์ฟเวอร์เพิ่มเติมหรือไม่
• วางแผนจะเสิร์ฟอาหารหลากหลายระหว่างงานเลี้ยงค็อกเทลเสมออาหารควรมีสุขภาพดี น่ารับประทาน และดึงดูดสายตา
• จัดหาบาร์เทนเดอร์หนึ่งคนต่อทุกๆ 75-100 คน
• เสนอเครื่องดื่มไม่มีแอลกอฮอล์นอกเหนือจากเบียร์ ไวน์ และสุราระดับพรีเมียม
• พิจารณาบริจาคอาหารที่เหลือให้กับที่พักพิงไร้บ้านหรือองค์กรแจกจ่ายให้กับผู้ยากไร้

การติดตั้ง/การกำหนดค่าห้องประชุม

• Conference and Hollow Square: เหมาะสมสำหรับการสนทนาเชิงโต้ตอบและการจดบันทึกสำหรับผู้เข้าร่วมน้อยกว่า 25 คนโรงแรมหลายแห่งมีห้องประชุมคณะกรรมการที่สง่างามสำหรับแขก 10 ถึง 20 คน พร้อมด้วยโสตทัศนูปกรณ์ กระดานเขียน กระดานไม้ก๊อก และฟลิปชาร์ท
• E-shape, U-shape และ T-shape: เหมาะสำหรับกลุ่มที่มีจำนวนน้อยกว่า 40 คนสิ่งเหล่านี้เหมาะที่สุดสำหรับการโต้ตอบกับผู้นำซึ่งนั่งอยู่ที่หัวของการตั้งค่าอุปกรณ์โสตทัศนูปกรณ์มักจะติดตั้งไว้ที่ส่วนปลายของที่นั่ง
• วงรีและรอบ: โดยทั่วไปใช้สำหรับมื้ออาหารและเซสชันที่เกี่ยวข้องกับการอภิปรายกลุ่มย่อยโต๊ะกลม 5 ฟุตนั่งได้แปดคนสบายๆโต๊ะกลม 6 ฟุตนั่งได้ 10 คนสบายๆ
• โรงละคร: เหมาะสำหรับการประชุมใหญ่และการบรรยายสั้นๆ ที่ไม่ต้องจดบันทึกมากนี่เป็นการตั้งค่าที่สะดวกที่จะใช้ก่อนจะเข้าสู่การสนทนาหรือกลุ่มแสดงบทบาทสมมติ เนื่องจากสามารถเคลื่อนย้ายเก้าอี้ได้
• ห้องเรียนหรือห้องเรียน: การตั้งค่าที่ต้องการมากที่สุดสำหรับการบรรยายขนาดกลางถึงขนาดใหญ่การกำหนดค่านี้ต้องใช้ห้องที่ค่อนข้างใหญ่ตารางช่วยให้ผู้เข้าร่วมประชุมมีพื้นที่สำหรับกระจายเอกสารและจดบันทึก

• ระวังปัจจัยที่อาจส่งผลกระทบโดยตรงต่อคุณภาพและต้นทุนของการนำเสนอ AV: ความสูงของเพดาน ผนัง พื้น สิ่งกีดขวาง หน้าต่าง ไฟส่องสว่าง กระจก ประตู เครื่องปรับอากาศ และทางหนีไฟ
• บุคคลนี้จะสามารถอธิบายวิธีใช้พื้นที่การประชุมหรือกิจกรรมได้ดีที่สุด
• สื่อสารกับวิทยากร/ผู้นำเสนอเพื่อยืนยันความต้องการ AVวางแผนสำหรับโปรเจ็กเตอร์ขนาด 35 มม. ขั้นต่ำ โปรเจ็กเตอร์เหนือศีรษะ หน้าจอ และฟลิปชาร์ตสำหรับการฝ่าวงล้อมที่มีขนาดเล็กลงบ่อยครั้งที่ผู้นำเสนอใช้เครื่องฉาย LCD ของคอมพิวเตอร์และค่าโสหุ้ยที่มีความเข้มสูงกำหนดความพร้อมใช้งานและต้นทุนของอุปกรณ์นี้
• โปรดทราบว่าห้องพักทุกห้องไม่ได้ติดตั้งระบบเสียง และทุกเซสชันก็ไม่ต้องการเสียงกำหนดว่าห้องใดต้องการเสียงและห้องใดที่สามารถใช้กับระบบที่มีอยู่ได้พยายามเจรจาอัตราคงที่หรือเปอร์เซ็นต์จากอัตรารายวันเมื่อเช่าระบบ
• พิจารณาว่าความสูงของหน้าจอโดยทั่วไปควรเป็นระยะห่างจากหน้าจอถึงผนังด้านหลังหารด้วยแปด เก้าอี้ไม่ควรอยู่ใกล้หน้าจอเกิน 1.5 เท่าของความสูงของหน้าจอ เพดานควรสูงอย่างน้อย 10 ฟุตพึ่งพาช่างเทคนิค AV ของคุณเพื่อขอความช่วยเหลือ