• Toplantı veya etkinlik amacını (yönetim kurulu toplantısı, düğün vb.) belirleyin.
• Grubun boyutunu, cinsiyet karışımını, katılımcıların yaşlarını ve özel ihtiyaçları göz önünde bulundurun.
• Toplantı tarihlerini belirleyin. Diğer şirket veya endüstri etkinlikleri veya tatillerle çakışan tarihlerden kaçının.
• Haftanın tarihleri ve/veya günleri sağlam mı yoksa esnek mi?
• En çok arzu edilen alanı sabitlemek için toplantı veya etkinliği önceden planlayın.
• Beklenen katılım, oturma düzenlemeleri, gerekli kurulum süreleri, başlangıç ve bitiş saatleri, görsel-işitsel ve üretim ihtiyaçları da dahil olmak üzere her oturum veya etkinlik için bir taslak oluşturun.
• Yemek, resepsiyon ve molalar da dahil olmak üzere her durum için yiyecek ve içecek gereksinimlerini listeleyin.
• Hava ve kara ulaşım ihtiyaçlarını göz önünde bulundurun.
• Eğlence ve rekreasyon ihtiyaçlarını, grup aktivitelerini ve / veya takım kurma egzersizlerini planlayın.
• Davetiyeler, etkinlik promosyonları, kayıt ve toplantı malzemelerinin üretimi için bir zaman çizelgesi hazırlayın.
• İsim kartları oluşturmak ve yazılı materyalleri koordine etmek için bir yönetici görevlendirin.
• Tüm sponsor giderleri için bütçe ve toplantı katılımcıları için giderleri hesaplamak.
• Gerekirse konuşmacıları planlayın.

• Toplantı veya etkinlik sponsoru ve katılımcılar tarafından hangi giderlerin kabul edileceğini belirleyin.
• Personel saati, pazarlama giderleri, hava ve kara taşımacılığı, konaklama, yiyecek ve içecek, eğlence ve eğlence, vergi ve bahşişler, servis ücretleri, görsel-işitsel ekipman ve üretim maliyetleri gibi toplantı veya etkinliğinizin tüm fonksiyonel alanları için giderleri listeleyen bir bilanço oluşturun.
• Beklenmedik, son dakika giderleri için bir acil durum fonu oluşturun.
• Lisanslar (müzik, yazılı materyaller) ve sigorta masraflarını (likör ve genel sorumluluk, iş iptali ve kesinti) unutmayın.
• Maliyeti ölçmek için benzer toplantı ve etkinliklerden bütçeleri kontrol edin.
• Tüm tedarikçilere ödeme yapmak için para tahsis edildiğinden emin olun. Tahakkuk eden program giderleri için bir holding hesabı oluşturun.
• Bütçenin iç muhasebe sistemleriyle uyumlu olması için şirketinizin muhasebe ofisine veya finans görevlisine danışın.
• Bütçelendiklerinizi aşan tüm harcamalar için, bir mali görevlinin veya şirketinizde mali sorumluluğu olan başka bir kişinin imzasını güvence altına alın.

Hedef Seçme

• Belirli bir hedefi daha tercih edebilecek herhangi bir hedef veya ihtiyaç olup olmadığını belirleyin.
• Misafirlerinizin seyahat ettiği yere, seyahat süresine ve bir varış noktasına ulaşmak için maliyetine ve hava ve/veya kara taşımacılığına yakın bir yer seçin.
• Kuruluşunuzun seyahat programına ve tercih edilen oteller ve havayolları ile güncel düzenlemelere uyun.
• Sezonluk otel doluluk oranları, oda vergileri ve giderlerinizi etkileyecek arz veya talep değişikliklerinden haberdar olun. Toplantı veya etkinlik tarihleriniz boyunca otel odası tedarikini ve hizmetlerini sınırlayabilecek büyük kongre veya festivaller hakkında zamanlama yapın.
• Uçuş programları/varış noktanızın frekansını kontrol edin - çoğu katılımcı doğrudan, kesintisiz uçuşları tercih eder.
• Hava durumu, güvenlik, politikal/sosyal iklim ve etkinliğin katılım ve/veya maliyetlerini etkileyebilecek emek gibi faktörleri göz önünde bulundurun.

Doğru Oteli Bulma

• Toplantı veya etkinlik ihtiyaçlarınıza en uygun otel türünü belirleyin (havaalanı oteli, kongre ve toplantı oteli, tatil yeri, konferans merkezi veya tamamı süit otel).
• İhtiyaç duyulan misafir odası tipini ve sayısını belirleyin (tek kişilik odalar, çift kişilik odalar, süitler, özel donanımlı business odalar veya özel ihtiyaçları olan kişiler için erişilebilir odalar.)
• Gereken toplantı odalarının sayısını ve boyutunu belirleyin; geçmiş programları bir kriter olarak kullanın.
• Uyku ve toplantı odaları, restoranlar, gezi ve dinlenme seçenekleri gibi ihtiyaçlarınızı karşılayan olanaklara sahip bir otel seçin.
• Katılımcılarınızın rahatlığını aklınızda bulundurun. Özel misafirlerin veya VIP'lerin konaklamalarını iyileştirecek otel hizmetlerini düşünün.

Toplantı veya Etkinlik Şartnamelerinin veya Teklif Talebinin (RFP) Gönderilmesi

Ön araştırma tamamlandıktan sonra, bir Teklif İsteği (RFP) oluşturun. Bu özellik, grubunuzla ilgili bilgileri yazılı olarak görmesini sağlar. Spesifikasyonların hazırlanması değerli bir süreçtir, çünkü grubun tüm ihtiyaçlarını düşünmenizi gerektirir. Aşağılar dahil tüm site gereksinimlerini belgelediğinizden emin olun:

• Tercih edilen tarihler ve isteğe bağlı tarihler (varsa)
• Misafir odaları sayısı ve çeşitleri
• Toplantı salonlarının sayısı, büyüklüğü ve kullanımı ve ihtiyaç duydukları süreler
• Kabul edilebilir oranlar aralığı
• Tarihler ve yemek fonksiyonları ve molaları çeşitleri
• Sergiler ve diğer özel etkinlikler veya etkinlikler
• Tamamlayıcı gereksinimler gibi ilgili tüm bilgiler

Siteyi İnceleme

Hiçbir tesis, kâğıt üzerinde olduğu gibi şahsen aynı görünmeyecek ve siteye gitmeden bir hizmet duygusu elde edemeyeceksiniz. Bütçeniz veya zamanınız siteyi ziyaret etmenize izin vermiyorsa, aşağıdaki seçenekler sizin için kullanılabilir:

• Hangi özellikleri kullandıklarını ve hangilerini önereceklerini görmek için diğer planlayıcılar da dahil olmak üzere diğer kişilerle görüşün.
• Siteleri görüntülemek için interneti kullanın ve/veya tesis açıklamaları, şehir haritaları, ulaşım bilgileri gibi malzemeler için yerel kongre ve ziyaretçilerin bürosuna başvurun.

Maliyetli Seçimler Yapmak

• Restoranın özel bir bölümünde yemek yiyebileceğiniz küçük bir grubun maliyet ve zaman tasarruflarını değerlendirin.
• Garanti için vade tarihlerini yazın. Tipik olarak, garantiler etkinlikten 48 ila 72 iş saati önce yapılır.
• Sözleşmede "aşmayı" belirtin. Fazlalık, tesisin masaları ve yerleri ayarlayacağı garanti edilen sayının ötesindeki kişi sayısıdır. Bu miktar %0 ile 5arasında veya daha fazla değişir; sektör ortalaması % 3'dir.
• Genellikle garantili numaraya veya servis edilen numaraya (hangisi büyükse) faturalandırılırsınız.
• Herhangi bir sürprizlerden kaçınmak için servis ücretleri ve/veya bahşişler yemek fiyatına eklenir ve vergilendirilir öğrenin.
• Kaliteden ödün vermeyin. Ancak, bütçeniz kısıtlayıcı ise, toplantı veya etkinliğiniz için planladığınız gıda fonksiyonlarının sayısını azaltmayı düşünün.
• Çiçekleri, süslemeleri ve eğlenceyi düşünün. Oteliniz çiçek düzenlemeleri, masa ve oda dekoru ve kaliteli eğlence için fikirler sunabilir.

Yemekleri Planlamak

• Yiyecek ve içecek servisi sunan etkinliklerde, konukların yavaş yemek yemeleri, meslektaşlarınız veya arkadaşlarınız ve ailenizle iletişim kurmaları veya sosyalleşmeleri ve tüm sunumların veya törenlerin tadını çıkarmaları için yeterli zamana izin verin.
• Genellikle kahvaltı için 30-40 dakika, öğle yemeği için 45 ila 60 dakika ve akşam yemeği için kurs başına 20 dakika izin verir. Serinletici molalar için 100 kişiye kadar en az 15 dakika, 1.000 kişiye kadar 30 dakika ve 1.000'den büyük gruplar için 30 ila 45 dakika bekleyin.
• Bir sabah molası için kişi başına iki fincan kahve veya çay ve öğleden sonra molası sırasında kişi başına bir fincan çay veya bir soda planlayın.
• Küçük grup çalışma oturumları için öğle yemeği büfesi düşünün. Büfeler çeşitlilik ve daha hızlı hizmet sunar.
• Daha resmi yemekler ve/veya VIP masaları için her tablo için bir sunucu istemeyi düşünün.
• Çoğu tesisler her iki tablo için bir sunucu izin, standart için, üç- veya dört çeşit yemekler. Ekstra sunucular için ek işçilik ücretleri olup olmayacağını belirlemek için tesisle kontrol edin.
• Kokteyl resepsiyonları sırasında her zaman çeşitli gıdalara hizmet etmeyi planlayın. Gıda sağlıklı, iştah açıcı ve görsel olarak çekici olmalıdır.
• Her 75-100 kişi için bir barmen sağlayın.
• Bira, şarap ve premium likörün yanı sıra alkolsüz içecekler de sunulmaktadır.
• Evsizler barınaklarına ya da muhtaç olanlara dağıtım organizasyonlarına yiyecek bağışta bulunmayı düşünün.

Toplantı Odası Kurulumu/Konfigürasyonları

• Konferans ve Boş Meydan: 25 kişiden az etkileşimli tartışmalar ve not alma oturumları için uygundur. Pek çok otel, tam görsel-işitsel yetenekler, yazı tahtası, mantar pano ve yazı tahtası ile donatılmış 10 ila 20 kişilik zarif toplantı odalarına sahiptir.
• E-şekli, U-şekli ve T-şekli: 40 kişiden az gruplar için uygundur. Bunlar, kurulumun başında oturan bir liderle etkileşim için en iyisidir. Görsel-işitsel ekipman genellikle oturma yerinin açık ucuna kurulur.
• Ovaller ve mermiler: Genellikle küçük grup tartışmalarını içeren yemek ve oturumlar için kullanılır. Beş metrelik bir masa, sekiz kişiyi rahatça oturur. Altı ayaklı bir masa rahat 10 kişi oturur.
• Tiyatro: Geniş not alma gerektirmeyen büyük oturumlar ve kısa dersler için uygundur. Bu, sandalyeler taşınabileceğinden, tartışmaya veya rol yapma gruplarına girmeden önce kullanmak için uygun bir kurulumdur.
• Okul veya Sınıf: Orta ila büyük boyutlu dersler için en çok arzu edilen kurulum. Bu konfigürasyon nispeten büyük bir oda gerektirir. Tablolar, katılımcılara materyalleri yaymak ve not almak için alan sağlar.

• AV sunumunun kalitesini ve maliyetini doğrudan etkileyebilecek faktörlerin farkında olun: tavan yüksekliği, duvarlar, zeminler, engeller, pencereler, aydınlatma, aynalar, kapılar, klima ve yangın çıkışları.
• AV şirketinin temsilcisine sizinle birlikte uzayda yürümesini isteyin. Bu kişi toplantı veya etkinlik alanını en iyi şekilde nasıl kullanacağını açıklayabilecektir.
• AV ihtiyaçlarını onaylamak için hoparlörler/sunum yapan kişiler ile iletişim kurun. Daha küçük koparmalar için en az 35 mm projektör, havai projektör, ekran ve çevirme grafikleri için plan yapın. Daha sık, sunum yapanlar bilgisayar LCD projektörlerini ve yüksek yoğunluklu genel yükleri kullanıyorlar. Bu ekipmanın kullanılabilirliğini ve maliyetini belirleyin.
• Tüm odaların ses sistemleri ile donatılmadığını ve tüm oturumların sese ihtiyaç duymadığını unutmayın. Hangi odaların sese ihtiyacı olduğunu ve sistemlerle birlikte hangilerinin kullanılabileceğini belirler. Bir sistemi kiralarken sabit bir oran veya günlük oran kapalı bir yüzdesi müzakere etmeye çalışın.
• Ekran yüksekliğinin genellikle ekrandan arka duvara sekize bölünen mesafe olması gerektiğini düşünün; sandalyeler ekrana ekranın yüksekliğinin 1,5 katından daha yakın olmamalıdır; tavanlar en az 10 feet yüksekliğinde olmalıdır. Yardım için AV teknisyeninize güvenin.