• Bestem mødet eller begivenhedens formål (bestyrelsesmøde, bryllup osv.).
• Overvej gruppens størrelse, kønssammensætning, deltagernes alder og eventuelle særlige behov.
• Bestem mødedatoer.Undgå datoer, der falder sammen med andre firma- eller branchebegivenheder eller helligdage.
• Er datoerne og/eller ugedagene faste eller fleksible?
• Planlæg mødet eller begivenheden på forhånd for at sikre den mest eftertragtede plads.
• Lav en oversigt for hver session eller aktivitet, inklusive forventet deltagelse, siddearrangementer, nødvendige opsætningstider, start- og sluttider og audiovisuelle behov og produktionsbehov.
• Angiv krav til mad og drikke til hver lejlighed, herunder måltider, receptioner og pauser.
• Overvej luft- og jordtransportbehov.
• Planlæg underholdnings- og rekreationsbehov, gruppeaktiviteter og/eller teambuildingøvelser.
• Udarbejde en tidslinje for produktion af invitationer, eventpromovering, registrering og produktion af mødemateriale.
• Udpeg en administrativ person til at oprette navneskilte og koordinere skriftligt materiale.
• Budget for alle sponsorudgifter og beregn udgifter til mødedeltagere.
• Planlæg foredragsholdere, hvis det kræves.

• Bestem, hvilke udgifter der skal påtages af mødet eller begivenhedssponsoren og af deltagerne.
• Opret en balance med udgifter til alle funktionelle områder af dit møde eller arrangement, såsom personaletid, marketingudgifter, luft- og landtransport, indkvartering, mad og drikke, underholdning og rekreation, skatter og drikkepenge, servicegebyrer, audiovisuelt udstyr og produktion omkostninger.
• Indbyg en beredskabsfond til uforudsete udgifter i sidste øjeblik.
• Glem ikke udgifter til licenser (musik, skriftlige materialer) og forsikring (spiritus og almindeligt ansvar, aflysning og afbrydelse af virksomheden).
• Tjek budgetter fra lignende møder og begivenheder for at måle omkostningerne.
• Sørg for, at der er afsat midler til at betale alle leverandører.Opret en konto for påløbne programudgifter.
• Rådfør dig med din virksomheds regnskabskontor eller økonomiansvarlige om formatering af budgettet, så det er kompatibelt med interne regnskabssystemer.
• Sikre signaturen fra en økonomimedarbejder eller anden person med finansielt ansvar i din virksomhed, for eventuelle udgifter over, hvad du har budgetteret med.

Valg af en destination

• Bestem, om der er nogle mål eller behov, der kan gøre en bestemt destination mere at foretrække.
• Vælg en bekvem placering baseret på hvor dine gæster rejser fra, deres rejsetid og omkostninger for at nå en destination og et sted i nærheden af luft- og/eller landtransport.
• Overhold din organisations rejseprogram og nuværende arrangementer med foretrukne hoteller og flyselskaber.
• Vær opmærksom på sæsonbestemte hotelbelægningsprocenter, værelsesskatter og nylige ændringer i udbud eller efterspørgsel, som vil påvirke dine udgifter.Planlæg omkring store konventioner eller festivaler, der kan begrænse udbuddet af hotelværelser og tjenester under dit møde eller begivenhedsdatoer.
• Tjek flyveplaner/hyppighed til din destination - de fleste deltagere foretrækker direkte, direkte fly.
• Overvej faktorer som vejr, sikkerhed, politisk/socialt klima og arbejdsforhold, der kan påvirke deltagelse og/eller omkostninger ved arrangementet.

At finde det rigtige hotel

• Bestem den type hotel, der passer bedst til dine møde- eller begivenhedsbehov (et lufthavnshotel, konference- og mødehotel, resort, konferencecenter eller suitehotel).
• Bestem typen og antallet af nødvendige værelser (enkeltværelser, dobbeltværelser, suiter, specialudstyrede businessværelser eller værelser, der er tilgængelige for personer med særlige behov).
• Bestem antallet og størrelsen af de nødvendige mødelokaler; bruge tidligere programmer som benchmark.
• Vælg et hotel med faciliteter, der opfylder dine behov, såsom sove- og mødelokaler, restauranter, sightseeing og rekreative muligheder.
• Husk på komforten for dine deltagere.Overvej hoteltjenester, der vil forbedre opholdet for særlige gæster eller VIP'er.

Indsendelse af møde- eller begivenhedsspecifikationer eller en anmodning om forslag (RFP)

Når den foreløbige forskning er færdig, skal du oprette en anmodning om forslag (RFP).Dette giver en ejendom mulighed for skriftligt at se oplysningerne om din gruppe.Udarbejdelse af specifikationerne er en værdifuld proces, fordi det kræver, at du tænker over alle gruppens behov.Sørg for at dokumentere alle webstedskrav, herunder:

• Foretrukne datoer og valgfri datoer (hvis tilgængelige)
• Antal og typer af gæsteværelser
• Antal, størrelse og brug af mødelokaler og de tidspunkter, de er nødvendige
• Udvalg af acceptable priser
• Datoer og typer af måltidsfunktioner og pauser
• Udstillinger og andre særlige begivenheder eller aktiviteter
• Eventuelle relaterede oplysninger såsom gratis krav

Inspicering af webstedet

Intet anlæg vil personligt se det samme ud, som det vil på papiret, og du vil heller ikke være i stand til at få en følelse af service uden at gå til webstedet.Hvis dit budget eller din tid ikke tillader dig at besøge webstedet, er følgende muligheder tilgængelige for dig:

• Tjek med andre personer, herunder andre planlæggere, for at se, hvilke ejendomme de har brugt, og hvilke de vil anbefale.
• Brug internettet til at se websteder, og/eller kontakt det lokale konventions- og besøgsbureau for at få materialer, herunder facilitetsbeskrivelser, bykort, transportoplysninger osv.

At træffe omkostningseffektive valg

• Vurder omkostnings- og tidsbesparelser for en lille gruppe at spise i en privat del af restauranten, i modsætning til at have et måltid mad.
• Skriv forfaldsdatoer for garantier.Typisk forfalder garantier 48 til 72 arbejdstimer før arrangementet.
• Angiv "overset" i kontrakten. Et overset er det antal personer ud over det garanterede antal, som anlægget vil dække borde og pladser for. Dette beløb varierer fra 0 til 5% eller mere; branchegennemsnittet er 3%.
• Du vil normalt blive faktureret for det garanterede antal eller det antal, der serveres, alt efter hvad der er størst.
• Find ud af, hvilke servicegebyrer og/eller drikkepenge der vil blive lagt til prisen på måltidet og beskattet for at undgå overraskelser.
• Gå ikke på kompromis med kvaliteten.Men hvis dit budget er restriktivt, kan du overveje at reducere antallet af madfunktioner, du planlægger til dit møde eller arrangement.
• Overvej blomster, dekorationer og underholdning.Dit hotel kan give ideer til blomsterarrangementer, bord- og værelsesindretning og kvalitetsunderholdning.

Planlægning af måltiderne

• Ved arrangementer, der tilbyder mad og drikke, skal du give gæster nok tid til at spise afslappet, netværke eller socialisere med kolleger eller venner og familie, og nyde alle præsentationer eller ceremonier, hvis der er nogen involveret.
• Tillad generelt 30 til 40 minutter til morgenmad, 45 til 60 minutter til frokost og 20 minutter pr. kursus til aftensmad.For forfriskningspauser, tillad mindst 15 minutter for op til 100 personer, 30 minutter for op til 1.000 personer og 30 til 45 minutter for grupper større end 1.000.
• Planlæg to kopper kaffe eller te pr. person til en morgenpause og en kop kaffe/te eller en sodavand pr. person i en eftermiddagspause.
• Overvej en frokostbuffet til små gruppearbejde.Buffeter tilbyder variation og hurtigere service.
• Overvej at anmode om en server til hvert bord til mere formelle måltider og/eller VIP-borde.
• De fleste faciliteter tillader en server for hver to borde, til standard-, tre- eller fireretters måltider.Tjek med faciliteten for at afgøre, om der vil være ekstra arbejdsomkostninger for de ekstra servere.
• Planlæg altid at servere en række forskellige fødevarer under cocktailreceptioner.Maden skal være sund, appetitlig og visuelt tiltalende.
• Giv en bartender for hver 75-100 personer.
• Tilbyd ikke-alkoholiske drikkevarer ud over øl, vin og premium spiritus.
• Overvej at donere madrester til hjemløse krisecentre eller distributionsorganisationer for trængende.

Mødelokale opsætning/konfigurationer

• Konference og Hollow Square: Velegnet til interaktive diskussioner og notesessioner for færre end 25 personer.Mange hoteller har elegante bestyrelseslokaler til 10 til 20 personer, udstyret med fulde audiovisuelle muligheder, en skrivetavle, korktavle og en flipover.
• E-form, U-form og T-form: Velegnet til grupper på under 40 personer.Disse er bedst til interaktion med en leder, der sidder i spidsen for opsætningen.Audiovisuelt udstyr er normalt sat op i den åbne ende af siddepladserne.
• Ovaler og runder: Anvendes generelt til måltider og sessioner, der involverer diskussioner i små grupper.Et fem fod rundt bord giver komfortabel plads til otte personer.Et seks fod rundt bord har plads til 10 personer komfortabelt.
• Teater: Velegnet til store sessioner og korte foredrag, der ikke kræver omfattende notetagning.Dette er en praktisk opsætning at bruge, før du bryder ind i diskussions- eller rollespilsgrupper, fordi stole kan flyttes.
• Skolestue eller klasseværelse: Den mest ønskværdige opsætning til mellemstore til store forelæsninger.Denne konfiguration kræver et relativt stort rum.Borde giver deltagerne plads til at sprede materialer og tage noter.

• Vær opmærksom på faktorer, der direkte kan påvirke kvaliteten og omkostningerne ved en AV-præsentation: loftshøjde, vægge, gulve, forhindringer, vinduer, belysning, spejle, døre, aircondition og brandudgange.
• Bed AV-virksomhedens repræsentant om at gå gennem rummet med dig.Denne person vil være i stand til at forklare, hvordan man bedst bruger møde- eller begivenhedsrummet.
• Kommuniker med højttalere/oplægsholdere for at bekræfte AV-behov.Planlæg for minimum en 35 mm projektor, en overheadprojektor, lærred og flipover(r) til mindre udbrud.Oftere bruger oplægsholdere computer-LCD-projektorer og højintensive overheads.Bestem tilgængeligheden og prisen på dette udstyr.
• Vær opmærksom på, at alle rum ikke er udstyret med lydanlæg, ligesom alle sessioner heller ikke har brug for lyd.Bestem, hvilke rum der har brug for lyd, og hvilke der kan bruges med systemerne på plads.Prøv at forhandle en fast sats eller en procentdel af dagsprisen, når du lejer et system.
• Overvej, at skærmhøjden generelt skal være afstanden fra skærmen til bagvæggen divideret med otte; stole bør ikke være tættere på skærmen end 1,5 gange skærmens højde; lofter skal være mindst 10 fod høje.Stol på din AV-tekniker for at få hjælp.